Politique de confidentialité

Cette politique décrit comment Novarim traite les données personnelles des visiteurs de novarim.ch ainsi que les données traitées dans le cadre de notre service (standard téléphonique IA, prise de rendez-vous et connexion d’agenda). Nous appliquons la nLPD (loi fédérale suisse sur la protection des données) ; pour les personnes de l’Union européenne, nous appliquons aussi le RGPD par prudence, notre offre étant tournée vers la Suisse.

Responsable du traitement

Marsiglia Novarim, entreprise individuelle d’Eliott Marsiglia, enseigne Novarim, Chemin du Coteau 4, 2533 Evilard, Suisse. Contact (y compris pour la protection des données) : info@novarim.ch.

Notre double rôle. Novarim est responsable du traitement pour les données du site, des prospects, des demandes écrites, des appels à notre numéro de démo, des messages WhatsApp qui nous sont envoyés depuis le site, des comptes et de l’utilisation du tableau de bord ; et sous-traitant pour les données des appelants traitées via le service téléphonique IA, pour le compte de l’établissement appelé — qui en est alors le responsable. Pour ces dernières, adressez vos demandes en priorité à l’établissement concerné.

Données que nous collectons

• Formulaire de contact / demande de devis : nom, adresse e-mail, et le contenu de votre message (et, le cas échéant, téléphone / nom d’entreprise). Données fournies volontairement par vous.
• Données techniques : lors de la consultation du site, l’hébergeur peut journaliser des informations techniques (adresse IP, type de navigateur, horodatage) à des fins de sécurité et de bon fonctionnement.
• Souscription en ligne : adresse e-mail professionnelle, formule choisie, acceptation des CGV (version, date, heure et adresse IP) et l’annonce qui vous a amené (paramètres utm de l’adresse de la page, et fbclid si vous acceptez les cookies publicitaires). L’annonce part aussi chez Stripe avec l’abonnement. La carte se saisit chez Stripe : nous ne voyons jamais son numéro.
• Un essai gratuit par carte : l’empreinte de la carte, un identifiant que calcule Stripe (jamais son numéro), et l’abonnement qui a eu l’essai. Elle ne sert qu’à n’ouvrir qu’un essai gratuit par carte. Si la vôtre a déjà eu le sien, nous gardons aussi votre adresse e-mail, pour que votre prochaine souscription parte sans essai.
• Remise sur le premier mois : votre adresse e-mail, la page où vous l’avez laissée et l’annonce qui vous a amené (paramètres utm de l’adresse de la page, et fbclid si vous acceptez les cookies publicitaires). Si vous cochez la case, nous vous écrivons seulement après votre confirmation par le lien reçu.
• Utilisation du service : les données liées à votre utilisation du tableau de bord, y compris vos échanges avec ses fonctions d’intelligence artificielle.
• Appels à notre numéro de démo : votre numéro, l’enregistrement, la transcription et le résumé de l’appel. La téléphonie, la voix et la transcription sont traitées aux États-Unis.
• Messages WhatsApp : votre numéro, votre nom de profil et vos messages, qui passent par WhatsApp (Meta, États-Unis) et arrivent sur le téléphone d’Eliott Marsiglia.
• Questions posées à la FAQ du site : le texte de votre question et la réponse rédigée par l’intelligence artificielle. Votre adresse IP, sous forme hachée, sert seulement à limiter le nombre de questions par jour.
• Mesure d’audience : pages vues et quelques gestes, comptés sans cookie par Umami, que nous hébergeons nous-mêmes.
• Annonces Meta, si vous les acceptez : le pixel Meta dépose les cookies _fbp et _fbc et indique à Meta quelle annonce vous a amené. Si vous souscrivez ensuite, nous transmettons aussi à Meta votre adresse e-mail sous forme hachée et le montant, pour relier l’achat à l’annonce. Sans votre accord, rien de cela ne part.
• Préférences locales : stockées sur votre appareil (votre réponse sur les cookies publicitaires, un éventuel refus de la mesure d’audience, la remise réservée, la langue choisie pour réserver dans un restaurant ; le temps de l’onglet, vos questions à la FAQ et un code lié à la réservation en cours). Ce ne sont pas des cookies de suivi — voir la page Cookies.

Finalités & base légale

• Répondre à vos demandes et établir un devis (mesures précontractuelles).
• Assurer la sécurité et le fonctionnement du site (intérêt légitime : le protéger des abus et des pannes).
• Encaisser et facturer les abonnements (exécution du contrat).
• Fournir, sécuriser et améliorer nos produits à partir de leur utilisation (intérêt légitime : faire fonctionner et améliorer le service).
• Garder la preuve de la version des CGV acceptée (intérêt légitime : prouver le contrat).
• Savoir quelle annonce vous a amené, par les paramètres utm de l’adresse de la page (intérêt légitime : savoir quelles annonces fonctionnent).
• Tenir la remise réservée avec votre adresse (mesures précontractuelles).
• N’ouvrir qu’un essai gratuit par carte (intérêt légitime : prévenir les abus).
• Protéger la réservation en ligne des robots (intérêt légitime : prévenir les abus).
• Répondre aux questions posées à la FAQ du site, et la protéger des robots et des abus (intérêt légitime : renseigner les visiteurs, prévenir les abus).
• Vous envoyer rappels, conseils et nouvelles de Novarim, si vous l’avez demandé puis confirmé (votre consentement, révocable par le lien de chaque e-mail).
• Vous faire essayer Aralys au numéro de démo (intérêt légitime : présenter notre service).
• Répondre à vos messages WhatsApp (mesures précontractuelles).
• Compter la fréquentation du site, sans cookie (intérêt légitime : savoir quelles pages sont lues). Vous pouvez la refuser sur la page Cookies.
• Mesurer l’efficacité de nos annonces Meta (votre consentement, révocable sur la page Cookies).

Nous ne vendons pas vos données. Aucune donnée de mesure publicitaire ne part chez Meta sans votre accord aux cookies publicitaires.

Destinataires & sous-traitants

Vos données peuvent être traitées par des prestataires techniques, pour notre compte sauf mention contraire :

• Hébergement : Hetzner Online GmbH (Allemagne / UE), pour le site et l’API.
• Base de données & stockage : Supabase (Suisse, Zurich ; éditeur américain), pour l’enregistrement sécurisé des données.
• Copies de sauvegarde : Akenes SA (Exoscale, Suisse, Genève), qui stocke des copies chiffrées de notre base de données ; seule Novarim détient la clé pour les lire.
• E-mails : un fournisseur de messagerie (États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework), pour l’envoi et la réception de nos e-mails, du code de vérification et des alertes d’appel adressées aux établissements.
• E-mails de relance : Brevo (France / UE), pour les e-mails qu’un établissement envoie à ses propres clients depuis Novarim.
• Paiement : Stripe (Irlande / UE et États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework), pour l’encaissement des abonnements et la facturation.
• Téléphonie & enregistrement : un opérateur de téléphonie (États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework), pour la réception, l’acheminement et l’enregistrement des appels, et l’envoi des SMS de rappel. Son contrat l’autorise aussi à traiter les appels et les SMS pour son propre compte, notamment pour lutter contre les abus, y compris en entraînant des modèles, et pour développer ses services.
• Intelligence vocale : un prestataire de voix (États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework), pour la voix, la transcription et la conduite de la conversation, avec un modèle de langage fourni par un second prestataire (États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework).
• Analyse de texte : un fournisseur de modèle de langage (États-Unis, clauses contractuelles types), pour extraire les informations utiles des messages WhatsApp.
• FAQ du site : un fournisseur de modèle de langage (États-Unis, clauses contractuelles types), pour rédiger les réponses aux questions posées à la FAQ du site.
• Intelligence artificielle du tableau de bord : des fournisseurs de modèles de langage (États-Unis ; Swiss-U.S. Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types, selon le fournisseur).
• Traduction : DeepL (Allemagne / UE), pour traduire le résumé d’un appel qui n’est pas dans la langue de l’établissement.
• Messagerie : Meta Platforms / WhatsApp (États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework), pour les rappels et confirmations de rendez-vous, et les messages qui nous sont envoyés depuis le site.
• Agendas : Google (Google Calendar API), Microsoft (Microsoft Graph) ou CalDAV, lorsqu’un agenda est connecté — voir la section dédiée plus bas.
• Recherche d’adresse : swisstopo (geo.admin.ch, Suisse), quand un établissement saisit son adresse.
• Annonces : Meta Platforms (États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework), pour mesurer nos annonces, seulement si vous avez accepté les cookies publicitaires.
• Mesure d’audience : Umami, logiciel que nous hébergeons nous-mêmes chez Hetzner (Allemagne / UE).
• Suivi des erreurs : Sentry (données hébergées en Allemagne / UE ; éditeur américain), pour détecter les pannes du service.
• Alertes internes : une messagerie d’équipe (États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework), pour prévenir notre équipe d’une demande de démonstration (nom, téléphone, e-mail).
• Polices : Google Fonts (États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework), chargées par le tableau de bord et nos e-mails : Google reçoit alors votre adresse IP. Le site novarim.ch sert ses propres polices.

Transferts internationaux

Nos prestataires de téléphonie, de voix, de modèle de langage, de messagerie et de messagerie d’équipe, ainsi que Meta, Stripe et Google, sont situés aux États-Unis. Supabase et Sentry hébergent nos données en Europe, mais ce sont des éditeurs américains. Chaque transfert hors de Suisse et de l’UE repose sur la garantie indiquée à côté du prestataire dans la liste ci-dessus (art. 16 nLPD) : le Swiss–U.S. Data Privacy Framework, auquel le prestataire est certifié, ou des clauses contractuelles types complétées des adaptations requises par le PFPDT. Une copie de ces garanties peut être demandée à info@novarim.ch.

Service Novarim — appels et rendez-vous

Lorsque le service Novarim (standard téléphonique IA) est utilisé, nous traitons, pour le compte de l’établissement client, les données nécessaires à la prise de rendez-vous :

• Données d’appel : numéro de l’appelant, enregistrement et transcription de l’appel, motif de la demande, et résumé généré par l’agent.
• Données de rendez-vous : nom de la personne, coordonnées fournies, date, heure et type de rendez-vous.
• Rappels : si l’établissement les active, l’appelant reçoit la confirmation ou le rappel de son rendez-vous par SMS (opérateur de téléphonie) ou par WhatsApp (Meta), et peut y répondre. Ces messages passent par les États-Unis.
• Réservation en ligne : si un restaurant ouvre sa page de réservation sur novarim.ch, nous recevons pour son compte le prénom, le nom et le numéro de mobile que vous y saisissez, avec la date, l’heure et le nombre de personnes. Si vous les indiquez, nous recevons aussi une allergie ou une intolérance, un besoin de mobilité (mobilité réduite ou fauteuil roulant) et votre mot pour le restaurant. Ils arrivent à l’équipe de l’établissement avec la réservation ; aucun message qui vous est envoyé ne les reprend. Le besoin de mobilité touche à votre santé : c’est une donnée sensible. En fauteuil, seules les heures où une table accessible est libre vous sont proposées. La confirmation part par WhatsApp ou par SMS. Avant l’envoi, votre navigateur fait un court calcul qui freine les envois automatisés. Il se fait sur votre appareil, sans service tiers ni cookie.
• Allergies : si vous signalez une allergie pour une réservation, au téléphone, en ligne ou à l’équipe de l’établissement, nous notons pour qui, l’allergène et vos mots, traduits si l’appel n’est pas en français. L’équipe la marque comme lue, ce qui garde qui l’a lue et quand ; tant que personne ne l’a lue, un rappel la prévient. Une allergie touche à votre santé : c’est une donnée sensible. Elle ne sert qu’à adapter le repas, n’est jamais recopiée sur votre fiche de client et, dite au téléphone, passe comme le reste de l’appel par nos prestataires de voix et de modèle de langage, aux États-Unis.
• Liste d’attente : quand un service est complet, Aralys peut vous inscrire sur la liste d’attente de l’établissement : votre nom, votre numéro de mobile, le nombre de personnes, le jour, le service et l’heure souhaités, la langue de l’appel, l’heure de l’inscription et le lien avec cet appel. Si une table se libère, elle peut vous être proposée par WhatsApp ou par SMS ; elle vous est alors gardée 30 minutes, ou 10 minutes à trois heures ou moins du service.
• Ressenti de l’appel : à partir de la conversation, le prestataire de voix estime comment vous avez vécu l’appel (satisfait, neutre ou insatisfait), et notre système retient l’une de vos phrases telle que transcrite, raccourcie si elle est longue. L’établissement s’en sert pour juger comment Aralys a tenu l’appel, et peut y ajouter son avis (« bien » ou « à revoir ») et un commentaire. Novarim lit ces retours pour améliorer Aralys.
• Client signalé : un établissement peut signaler un client, avec un motif court et factuel (par exemple, des absences répétées sans prévenir) ; le signalement porte sa date et son auteur. Quand une réservation à ce nom et à ce numéro est reconnue, au téléphone, en ligne ou sur la liste d’attente, elle n’est pas confirmée d’office : elle attend la décision de l’équipe. Le motif reste dans le tableau de bord de l’établissement : Aralys ne le dit pas, et aucun message automatique ne le contient.

Ces données servent à traiter vos demandes et vos réservations pour l’établissement. Novarim ne les vend pas, ne s’en sert pas pour de la publicité et n’entraîne aucun modèle avec vos appels.

Vous parlez à une intelligence artificielle, et non à une personne ; l’agent vous l’indique au début de l’appel, en même temps qu’il vous informe que l’appel est enregistré. Si vous ne souhaitez pas être enregistré ou échanger avec une IA, vous pouvez le dire en début d’appel, demander l’interlocuteur que l’établissement a désigné s’il en a un, raccrocher, ou contacter l’établissement par un autre moyen.

Décision automatisée. Aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n’est prise sur la seule base de l’IA : un humain supervise les rendez-vous et demandes via un tableau de bord et peut intervenir, corriger ou refuser (art. 21 nLPD, art. 22 RGPD).

Connexion à votre agenda (Google Calendar / Microsoft Outlook)

Si un établissement connecte un agenda Google ou Microsoft / Outlook, Novarim y accède uniquement pour : créer, modifier et supprimer les rendez-vous pris par l’agent, et vérifier les disponibilités (afin d’éviter les doubles réservations).

• Données consultées : les créneaux occupés de l’agenda connecté et les événements créés par Novarim.
• Autorisations demandées : Google calendar.events (lire les événements de l’agenda désigné, créer et gérer ceux d’Aralys) et calendar.calendarlist.readonly (lister vos agendas, uniquement pour que vous puissiez choisir celui qu’Aralys utilisera) ; Microsoft Graph Calendars.ReadWrite (lecture/écriture des événements uniquement — aucun accès aux e-mails ni aux contacts).
• Stockage : seuls des jetons d’accès sécurisés et l’adresse du compte connecté sont conservés, pour maintenir la connexion. Aucun contenu d’agenda n’est conservé au-delà de ce qui est nécessaire à la prise de rendez-vous.
• Aucun partage : Novarim ne vend pas ces données, ne les transmet à aucun tiers, ne s’en sert ni pour de la publicité ni pour entraîner un modèle, et personne ne les lit — sauf stricte nécessité (support à votre demande, sécurité, ou obligation légale).
• Révocation : vous pouvez déconnecter l’agenda à tout moment depuis votre tableau de bord, ou révoquer l’accès depuis votre compte Google ou Microsoft. La déconnexion supprime les jetons stockés.

L’utilisation et le transfert par Novarim des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’usage limité (Limited Use). Il en va de même pour les données reçues via Microsoft Graph.

Novarim's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Durée de conservation

• Demandes envoyées depuis le site : messages et coordonnées sont supprimés de notre base 24 mois après le dernier contact. Une copie arrive aussi dans notre boîte e-mail et notre messagerie d’équipe ; elle n’est pas supprimée automatiquement, nous l’effaçons à votre demande.
• Remise sur le premier mois : l’adresse est supprimée 90 jours après votre dernier geste : inscription, désinscription ou souscription. Si vous avez confirmé vouloir nos e-mails, 24 mois après le dernier contact.
• Un essai gratuit par carte : l’empreinte est supprimée 24 mois après la fin du dernier abonnement souscrit avec cette carte : l’effacer au départ rouvrirait l’essai à qui part puis revient. L’adresse d’un essai refusé, 90 jours après le refus.
• Acceptation des CGV : version, date, heure, adresse IP et adresse e-mail sont gardées dix ans après la fin du contrat, le délai de prescription des créances (art. 127 CO) : c’est la preuve du contrat. Si la souscription n’aboutit pas, elles sont supprimées 90 jours après la tentative.
• Fiches d’appel : leur contenu, ressenti de l’appel compris, et le numéro de l’appelant sont effacés 30 jours après l’appel, comme le commentaire de l’établissement et l’indication de qui a donné son avis ; restent la date, l’heure et le statut de l’appel. L’avis lui-même (« bien » ou « à revoir ») est effacé avec sa date 24 mois après avoir été donné. Les appels au numéro de démo suivent la même règle.
• Allergies : effacées avec leur accusé de lecture et la note de la réservation qui les reprend, votre mot pour le restaurant compris, 30 jours après la visite. Celles d’une demande de groupe qui n’a pas abouti partent avec elle, 30 jours après la demande.
• Réservation en ligne : la demande envoyée depuis la page, vos choix compris, est supprimée 2 jours après le premier envoi, confirmée ou non. Le besoin de mobilité reste avec la réservation confirmée, sans durée propre : il part avec les données de l’établissement, au plus tard 120 jours après la fin du contrat.
• Liste d’attente : l’inscription est supprimée 30 jours après le service demandé.
• Client signalé : un signalement tombe de lui-même 12 mois après sa pose. Une fois retiré, son motif est effacé 30 jours plus tard, et ses dates et auteurs 12 mois plus tard.
• Enregistrement et transcription : supprimés 30 jours après l’appel chez le prestataire de voix, et au plus tard 30 jours après l’appel chez l’opérateur de téléphonie.
• Conversations SMS et WhatsApp : supprimées 30 jours après le dernier message.
• Questions posées à la FAQ du site : questions et réponses gardées 12 mois, sans adresse IP. L’adresse IP hachée est effacée après 2 jours.
• Utilisation du service : supprimées ou rendues anonymes au plus tard 24 mois après leur collecte, ou avec les données de l’établissement à la fin du contrat. Les statistiques anonymes sont gardées sans limite de durée.
• Données d’un établissement client : supprimées après vérification par notre équipe, au plus tard 120 jours après la fin du contrat. Les pièces comptables sont gardées dix ans, comme la loi l’exige ; Stripe garde les données de paiement selon ses propres obligations légales.
• Messages WhatsApp : aucune suppression automatique ; nous les effaçons à votre demande.
• Copies de sauvegarde : chiffrées, effacées au plus tard 16 jours après leur création ; une donnée effacée de notre base peut y rester jusque-là.
• Mesure d’audience, journaux du serveur et suivi des erreurs : aucune durée de suppression n’est encore fixée ; nous effaçons à votre demande ce qui vous concerne.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité de vos données. Pour les exercer : info@novarim.ch.

Vous pouvez aussi adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) en Suisse, ou à l’autorité de contrôle de votre pays dans l’UE.

Sécurité

Le site est servi en HTTPS. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre tout accès, perte ou altération non autorisés.

Voir aussi : Mentions légales · Cookies.