Conditions générales de vente

Version 2.7 du 10 novembre 2026

1. Champ d’application

Les présentes CGV régissent la fourniture par Marsiglia Novarim, entreprise individuelle d’Eliott Marsiglia (enseigne Novarim), Chemin du Coteau 4, 2533 Evilard, info@novarim.ch (« Novarim »), de ses services de réception d’appels et de prise de rendez-vous par assistante vocale, ainsi que l’accès au tableau de bord associé, à des clients professionnels (« le Client »). Elles s’appliquent à l’exclusion des conditions du Client. Le service est réservé à un usage professionnel (B2B). Le Client les accepte en cochant la case prévue à cet effet lors de la souscription en ligne ; elles lui sont également envoyées par e-mail avec la confirmation de souscription.

2. Définitions

• Aralys : l’assistante vocale qui répond aux appels et prend les rendez-vous.
• Tableau de bord : l’espace en ligne du Client (dashboard.novarim.ch).
• Minute traitée : durée d’un appel entrant auquel Aralys a répondu, comptée à la seconde, du moment où Aralys prend l’appel jusqu’à la fin de sa conversation, quelle qu’en soit l’issue ; la sonnerie n’est pas comptée. Novarim peut exclure du décompte les appels manifestement abusifs ou automatisés (démarchage, robots d’appel).
• Formule : l’abonnement choisi (Essentiel, Pro, Établissement ou Sur mesure), défini par un volume mensuel de Minutes traitées incluses, un nombre de personnes et de numéros, les fonctions comprises et un prix par minute supplémentaire. Volumes, fonctions et prix en vigueur : novarim.ch/tarifs.
• Période : le mois ou l’année de service payé d’avance, selon le rythme choisi.
• Numéro Novarim : le numéro d’appel mis à disposition du Client par Novarim pour joindre Aralys, soit publié tel quel par le Client, soit cible de la déviation de sa propre ligne.
• Limite de dépassement : le montant maximal que le Client accepte de payer chaque mois au-delà du prix mensuel de sa Formule, qu’il règle lui-même dans le tableau de bord entre zéro et le plafond de sa Formule (art. 5.2 ou, pour Sur mesure, le devis) ; à défaut, elle vaut le montant prévu à l’art. 5.3.

3. Description du service

Aralys répond aux appels déviés vers le service, conduit la conversation en vue de la prise, de la modification ou de l’annulation d’un rendez-vous, et inscrit le résultat dans l’agenda connecté du Client. Le tableau de bord donne accès à l’historique des appels et de leurs résumés, aux rendez-vous, aux statistiques, aux réglages en libre-service et aux notifications.

Périmètre du service. Le service est spécialisé dans la prise de rendez-vous. Les demandes sortant de ce périmètre (renseignements généraux, devis, urgences particulières, etc.) sont transférées vers l’interlocuteur humain désigné par le Client ou orientées selon la configuration choisie. Novarim ne fournit pas de service de secrétariat général ni de conseil ; Aralys ne prend des messages que dans les cas prévus aux art. 5.3 et 6.3. Aralys ne donne aucune information alimentaire (allergènes, composition des plats, régimes) ; le Client la donne lui-même et en reste seul responsable.

Évolution. Novarim peut faire évoluer le service (fonctionnalités, modèles vocaux, interface) sans dégrader substantiellement les prestations convenues.

4. Mise en service et obligations du Client

4.1 La mise en service ne donne lieu à aucuns frais. Elle est exécutée par le Client au premier lancement de l’application, guidé pas à pas par le tableau de bord : configuration de l’établissement (coordonnées, horaires, équipe, prestations), connexion de son agenda, appels de test, activation de la déviation d’appel sur sa propre ligne. Novarim assiste le Client sur demande, dans une mesure raisonnable. L’intégration à un logiciel tiers (CRM, logiciel métier) n’en fait pas partie et fait l’objet d’une offre séparée.

4.2 Novarim met un Numéro Novarim à disposition du Client, dans la limite du nombre prévu par son abonnement. Le Client choisit de dévier sa propre ligne vers Novarim, et conserve alors son numéro sans qu’un Numéro Novarim lui soit attribué ; ou de publier un Numéro Novarim comme numéro de contact, qui lui est alors attribué à ce moment. La déviation est configurée auprès de son opérateur et reste sous son contrôle ; il peut la désactiver en tout temps. Le Client conserve son propre numéro, qui n’est jamais concerné par le service.

4.3 Le Client garantit l’exactitude et la mise à jour des informations fournies (horaires, prestations, équipe, agenda). Novarim ne répond pas des conséquences d’informations erronées ou obsolètes fournies par le Client.

4.4 Essai. Toute souscription commence par un essai de 7 jours incluant 60 Minutes traitées. Une carte de paiement valide est requise à la souscription ; aucun débit n’intervient pendant l’essai. À l’échéance, l’abonnement choisi démarre et la première Période est débitée, sauf résiliation par le Client depuis le tableau de bord avant l’échéance. Novarim peut refuser ou interrompre un essai en cas d’abus (souscriptions multiples, usage automatisé).

4.5 Usage licite et garantie. Le Client utilise le service conformément au droit applicable. Il garantit que les contacts qu’il importe ont été collectés licitement, et que les personnes à qui il fait envoyer des rappels, des confirmations ou des messages de réactivation (SMS, WhatsApp, e-mail) y ont consenti ou sont ses clients au sens de l’art. 3 al. 1 let. o LCD. Le Client indemnise Novarim des prétentions de tiers résultant d’une violation de ces obligations, sauf dol ou faute grave de Novarim.

5. Formules, volumes et minutes supplémentaires

5.1 Chaque Formule inclut un volume mensuel de Minutes traitées et les fonctions indiquées pour elle. Les volumes, fonctions et prix en vigueur figurent sur novarim.ch/tarifs et dans le tableau de bord.

5.2 Au-delà du volume inclus, Aralys continue de répondre. Les minutes supplémentaires sont facturées au prix par minute supplémentaire de la Formule (CHF 0.30 pour Essentiel, Pro et Établissement), en minutes entières sur le mois, la minute entamée n’étant pas facturée, avec la Période suivante. Un mois ne coûte jamais plus que la Formule qui aurait suffi : il est facturé au prix de la Formule la moins chère pour les minutes du mois, parmi celle du Client et les Formules supérieures à prix publié, chacune avec son volume inclus et son prix par minute supplémentaire. Le Client garde sa Formule et ses fonctions. Le montant facturé au-delà du prix mensuel de la Formule du Client est plafonné à CHF 800 pour Essentiel, CHF 550 pour Pro et CHF 300 pour Établissement, si bien qu’un mois de Formule et de minutes supplémentaires ne coûte jamais plus de CHF 899. Au-delà de ce plafond, Aralys continue de répondre et les minutes suivantes ne sont pas facturées. En rythme annuel, ces montants se calculent sur les prix mensuels. Le Client est prévenu dans le tableau de bord et par e-mail lorsqu’il atteint 80 % puis 100 % du volume inclus, et voit en tout temps les minutes supplémentaires du mois.

5.3 Le Client règle sa Limite de dépassement dans le tableau de bord, de zéro au plafond de sa Formule. Tant qu’il ne l’a pas réglée, elle vaut le prix mensuel de sa Formule, sans dépasser ce plafond, et, pour Sur mesure, le plafond du devis : sans accord du Client, un mois de Formule et de minutes supplémentaires coûte ainsi au plus CHF 198 pour Essentiel, CHF 698 pour Pro et CHF 899 pour Établissement. Le Client désigne un numéro de transfert avant la mise en service : il sert lorsqu’une Limite de dépassement inférieure au plafond est atteinte, dont celle qui s’applique à défaut pour Essentiel et Pro. Lorsqu’une Limite de dépassement inférieure au plafond est atteinte, et jusqu’au premier jour du mois suivant ou jusqu’à ce que le Client la relève, les appels sonnent à ce numéro au lieu d’être pris par Aralys ; si personne ne décroche, Aralys prend le message de l’appelant, sans traiter de rendez-vous. Aucune minute n’est facturée au-delà de la Limite de dépassement, et un appel en cours n’est jamais interrompu.

5.4 Le Client peut changer de Formule à tout moment depuis le tableau de bord. Un passage à une Formule supérieure prend effet immédiatement, au prorata de la Période en cours. Un passage à une Formule inférieure prend effet à la Période suivante. Un passage à une Formule qui ne comprend pas la réservation en ligne ferme la page de réservation en ligne du Client à sa prise d’effet ; les réservations déjà enregistrées sont conservées.

5.5 Aucun report du volume non utilisé d’un mois sur l’autre. En rythme annuel, le volume inclus reste mensuel.

6. Prix et facturation

6.1 Les prix s’entendent en francs suisses (CHF), TVA non applicable (entreprise non assujettie). Si Novarim devient assujettie en cours de contrat, la TVA légale s’ajoute aux montants facturés dès la date d’assujettissement ; les Périodes déjà facturées ne sont pas corrigées rétroactivement.

6.2 La mise en service n’est pas facturée (art. 4.1). L’abonnement est payé d’avance par carte de paiement, au début de chaque Période, par l’intermédiaire du prestataire de paiement Stripe. Les minutes supplémentaires (art. 5.2) sont débitées avec la Période suivante. Les factures sont disponibles dans le tableau de bord.

6.3 En cas d’échec du paiement, Novarim en informe le Client dans le tableau de bord et par e-mail et présente à nouveau le paiement pendant 7 jours. Passé ce délai sans paiement, Aralys prend les messages des appelants sans traiter de rendez-vous. Sans paiement 30 jours après l’échéance, l’abonnement prend fin (art. 7.3) ; les montants dus pour le service fourni restent exigibles, ainsi que l’intérêt moratoire légal.

6.4 Novarim peut adapter ses prix moyennant préavis écrit de 30 jours, avec effet à la Période suivante. Si le Client refuse l’adaptation, il peut résilier pour la fin de la Période en cours. En rythme annuel, l’adaptation ne prend effet qu’au renouvellement annuel.

7. Durée et résiliation

7.1 L’abonnement est conclu pour une durée indéterminée dès la fin de l’essai. Il se renouvelle automatiquement à chaque Période (mois ou année) tant qu’il n’est pas résilié. En rythme annuel, Novarim rappelle le renouvellement par e-mail 30 jours avant l’échéance.

7.2 Le Client peut résilier à tout moment depuis le tableau de bord, sans motif ni préavis. La résiliation prend effet à la fin de la Période payée ; le service reste disponible jusque-là. Les montants payés pour la Période en cours ne sont pas remboursés, sous réserve de l’art. 7.4.

7.3 Chaque partie peut résilier avec effet immédiat pour justes motifs, notamment violation grave non réparée dans les 30 jours suivant mise en demeure écrite. Le non-paiement selon l’art. 6.3 met fin à l’abonnement.

7.4 Sort du solde annuel en cas de fin anticipée. En rythme annuel, le solde des mois entiers non consommés est remboursé dans les 30 jours en cas de résiliation immédiate pour justes motifs imputables à Novarim, de résiliation suite à une modification des CGV (art. 14), à une adaptation des prix (art. 6.4) ou à l’opposition du Client à un nouveau sous-traitant ultérieur (annexe A, A3), ou de cessation définitive et involontaire de l’activité du Client (remise du commerce, faillite, décès du titulaire d’une entreprise individuelle), sur justificatif. Dans les autres cas, le solde reste acquis à Novarim ; le Client conserve l’accès au service jusqu’à l’échéance annuelle.

7.5 À la fin de l’abonnement, le Client désactive la déviation d’appel s’il en avait une, et le Numéro Novarim cesse de joindre Aralys. Novarim restitue ou supprime les données conformément à l’art. 8.

8. Protection des données et enregistrements

8.1 Novarim traite les données personnelles conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, au RGPD. La base de données est hébergée en Europe. La téléphonie, la voix et la transcription de chaque appel sont traitées aux États-Unis, avec des garanties de protection adéquates au sens de la LPD (annexe A, A3). Novarim peut changer de sous-traitant en garantissant un niveau de protection équivalent.

8.2 Transcriptions et journaux d’appels. Les appels traités par Aralys sont transcrits et résumés à des fins d’exécution du service. Ces contenus sont accessibles au Client via son tableau de bord, et aux collaborateurs autorisés de Novarim pour l’exploitation et le support, aux seules fins de l’annexe A. Aralys annonce au début de chaque appel sa nature d’assistante vocale ainsi que le traitement et la transcription de la conversation ; le Client s’engage à ne pas désactiver ou faire modifier cette annonce.

8.3 Rôles. Pour les données des appelants (clients finaux du Client), le Client est responsable du traitement et Novarim sous-traitant. L’annexe A (traitement des données pour le compte du Client : sous-traitants ultérieurs, durées de conservation, mesures de sécurité) fait partie intégrante des présentes CGV.

8.4 À la fin du contrat, les données du Client sont restituées sur demande dans un format électronique courant, puis supprimées après vérification par Novarim, au plus tard 120 jours après la fin du contrat, sous réserve d’obligations légales de conservation et des copies de sauvegarde, effacées selon l’annexe A4.

8.5 Novarim informe le Client sans délai, au plus tard 72 heures après en avoir eu connaissance, de toute violation de la sécurité des données susceptible de le concerner, et l’assiste raisonnablement dans ses obligations légales.

8.6 Le service n’est pas encore ouvert aux professions soumises au secret professionnel (art. 321 CP).

8.7 Données d’utilisation. Novarim traite, en qualité de responsable, les données liées à l’utilisation du service par le Client et ses utilisateurs, y compris leurs échanges avec les fonctions d’intelligence artificielle du tableau de bord, pour fournir, sécuriser et améliorer ses produits. Elle peut en tirer des statistiques anonymes, qu’elle conserve sans limite de durée. Novarim n’utilise pas les données des appelants à ces fins : elles restent régies par l’annexe A. La politique de confidentialité précise les destinataires, les pays et les durées de conservation.

9. Disponibilité et maintenance

9.1 Novarim vise une disponibilité élevée du service mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu (obligation de moyens). Les fenêtres de maintenance sont, dans la mesure du possible, planifiées en dehors des heures d’ouverture usuelles.

9.2 En cas d’indisponibilité, les appels d’un Client qui dévie sa propre ligne suivent le comportement normal de cette ligne : la déviation n’aboutit pas et la ligne sonne normalement. Les appels vers un Numéro Novarim publié directement peuvent ne pas aboutir pendant l’indisponibilité ; Novarim recommande au Client de conserver une ligne propre.

10. Responsabilité

10.1 Novarim répond des dommages directs prouvés causés par une violation fautive du contrat, à concurrence, au total, du plus élevé des deux montants suivants : les redevances payées par le Client au cours des douze (12) derniers mois, ou CHF 1’500. Est exclue, dans les limites du droit impératif, toute responsabilité pour dommages indirects ou consécutifs (gain manqué, perte de clientèle, atteinte à la réputation, pertes de données non imputables à une faute grave de Novarim).

10.2 Novarim ne garantit aucun résultat commercial (nombre d’appels, de rendez-vous ou de clients). Les rendez-vous pris par Aralys reflètent les informations fournies par les appelants et la configuration validée par le Client ; Novarim ne répond pas des erreurs imputables à ces informations. Les indications données par Aralys aux appelants n’engagent le Client que dans les limites de sa configuration. Le Client signale sans délai toute anomalie constatée via le tableau de bord.

10.3 Demeurent réservées la responsabilité pour dol ou faute grave ainsi que les dispositions impératives (art. 100 et 101 CO).

11. Force majeure

Aucune partie ne répond de l’inexécution due à un événement exceptionnel, imprévisible et extérieur à sa sphère, dont elle ne pouvait raisonnablement empêcher les effets (catastrophe naturelle, pandémie, guerre, décision d’autorité, panne généralisée des réseaux de télécommunications ou d’électricité). La panne, l’interruption ou le retard ordinaires d’un fournisseur ou d’un sous-traitant de Novarim (hébergement, téléphonie, voix) n’en sont pas, sauf s’ils résultent eux-mêmes d’un tel événement. Les obligations sont suspendues pendant la durée de l’événement.

12. Propriété intellectuelle

Tous les droits sur le service, le tableau de bord, les signes « Novarim » et « Aralys » et les développements associés restent à Novarim ou à ses ayants droit. Le Client reçoit un droit d’utilisation non exclusif et non transférable pendant la durée du contrat. Les données du Client restent la propriété du Client. Les Numéros Novarim restent attribués à Novarim et ne sont pas portables à la fin de l’abonnement, sauf accord écrit ; le Client qui publie un Numéro Novarim comme numéro de contact en est informé à la souscription. Le numéro propre du Client n’est jamais concerné (la déviation reste sous son contrôle).

13. Confidentialité et références

13.1 Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre, pendant le contrat et cinq ans après sa fin, sauf obligation légale ou décision d’une autorité. Les données des appelants restent protégées sans limite de durée (art. 8 et annexe A).

13.2 Novarim ne cite le nom ou le logo du Client comme référence commerciale qu’avec son accord écrit. Tout témoignage ou chiffre nominatif requiert l’accord du Client (accord écrit distinct).

14. Modifications des CGV

Novarim peut modifier les présentes CGV moyennant notification écrite (e-mail ou tableau de bord) 30 jours avant l’entrée en vigueur. Si la modification désavantage substantiellement le Client, celui-ci peut résilier pour la date d’entrée en vigueur.

15. Dispositions finales

Les notifications prévues par les présentes se font par écrit ; l’e-mail suffit. Novarim les reçoit à info@novarim.ch, le Client à l’adresse e-mail de son compte. Si une clause est nulle, les autres demeurent valables. Le Client ne peut céder le contrat sans accord écrit de Novarim. Novarim peut transférer le contrat à une société qu’elle contrôle ou qui reprend ses activités (notamment lors de la reprise de l’entreprise par une société) ; le Client en est informé par écrit. Les art. 8, 10, 12 et 13 survivent à la fin du contrat dans la mesure nécessaire. En cas de traduction des présentes, la version française fait foi. Droit suisse applicable, à l’exclusion des règles de conflit ; for exclusif au siège de Novarim (aujourd’hui Evilard), fors impératifs réservés.

Annexe A — Traitement des données pour le compte du Client

A1. Objet. Novarim traite les données des appelants pour le compte du Client (art. 9 LPD), aux seules fins de répondre aux appels, de prendre et gérer les rendez-vous et de tenir le tableau de bord du Client. Elle ne les utilise à aucune autre fin, ne les cède à personne et n’entraîne aucun modèle d’intelligence artificielle avec elles.

A2. Données traitées. Identité et coordonnées de l’appelant, motif et date souhaitée du rendez-vous, enregistrement audio, transcription et résumé de l’appel.

A3. Sous-traitants ultérieurs. Le Client autorise les sous-traitants et catégories de sous-traitants suivants :

• Hetzner Online GmbH : hébergement de l’API et du tableau de bord, Allemagne (UE).
• Supabase Inc. : base de données, Suisse (Zurich) ; éditeur américain, clauses contractuelles types.
• Akenes SA (Exoscale) : stockage des copies de sauvegarde chiffrées, Suisse (Genève) ; Novarim garde seule la clé de déchiffrement.
• Functional Software Inc. (Sentry) : suivi des erreurs techniques, Allemagne (UE) ; éditeur américain.
• DeepL SE : traduction des résumés d’appel, Allemagne (UE).
• Brevo SAS : envoi des e-mails, France (UE).
• Téléphonie : États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Voix, transcription et conduite de la conversation, avec un modèle de langage fourni par un second prestataire : États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Envoi des e-mails d’alerte au Client : États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Rappels et confirmations par WhatsApp, si le Client les active : États-Unis, Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Lecture des messages WhatsApp par un modèle de langage, si le Client les active : États-Unis, clauses contractuelles types.

L’agenda que le Client connecte (Google, Microsoft, CalDAV) reste chez le fournisseur qu’il a choisi. La liste nominative à jour, avec la garantie de chaque transfert, est remise au Client qui la demande, avant la souscription comme en cours de contrat ; elle est confidentielle (art. 13). Novarim annonce par écrit tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur 30 jours à l’avance ; le Client peut s’y opposer par écrit dans ce délai, pour un motif de protection des données. Si Novarim ne peut pas continuer sans ce sous-traitant, chaque partie peut résilier pour la date d’effet ; en rythme annuel, le solde des mois entiers non consommés est remboursé (art. 7.4).

A4. Durées de conservation.

• Enregistrement audio et transcription chez le prestataire de voix : supprimés 30 jours après l’appel.
• Enregistrements chez le prestataire de téléphonie : supprimés au plus tard 30 jours après l’appel.
• Fiches d’appel, transcriptions et résumés dans le tableau de bord : leur contenu est effacé 30 jours après l’appel ; ne restent que la date, l’heure et le statut.
• Rendez-vous : tant qu’ils figurent dans l’agenda du Client, puis selon l’art. 8.4.
• Copies de sauvegarde chiffrées de la base de données, sur le serveur de Novarim et chez le prestataire de stockage : effacées au plus tard 16 jours après leur création ; une donnée effacée de la base peut y rester jusque-là.

A5. Mesures de sécurité. Chiffrement de toutes les communications (HTTPS/TLS) ; données cloisonnées par établissement ; authentification à deux facteurs obligatoire pour tout accès au tableau de bord ; accès du personnel de Novarim limité aux besoins de l’exploitation et du support ; contenus des appels purgés automatiquement selon A4 ; autres données de l’établissement, rendez-vous compris, supprimées en fin de contrat après vérification humaine, selon l’art. 8.4.

Voir aussi : Mentions légales · Politique de confidentialité.