Allgemeine Geschäftsbedingungen

Version 2.7 vom 10. November 2026

1. Geltungsbereich

Diese AGB regeln die Erbringung durch Marsiglia Novarim, Einzelunternehmen von Eliott Marsiglia (Geschäftsbezeichnung Novarim), Chemin du Coteau 4, 2533 Evilard, info@novarim.ch (« Novarim »), ihrer Dienste zur Anrufannahme und zur Terminvereinbarung durch eine Sprachassistentin sowie des Zugangs zum zugehörigen Dashboard, gegenüber gewerblichen Kunden (« der Kunde »). Sie gelten unter Ausschluss der Bedingungen des Kunden. Der Dienst ist ausschliesslich für den geschäftlichen Gebrauch bestimmt (B2B). Der Kunde akzeptiert sie, indem er beim Online-Abschluss das dafür vorgesehene Kästchen ankreuzt; sie werden ihm zudem mit der Bestätigung des Abschlusses per E-Mail zugestellt.

2. Definitionen

• Aralys: die Sprachassistentin, die Anrufe entgegennimmt und Termine vereinbart.
• Dashboard: der Online-Bereich des Kunden (dashboard.novarim.ch).
• Bearbeitete Minute: Dauer eines eingehenden Anrufs, den Aralys entgegengenommen hat, sekundengenau gezählt vom Moment, in dem Aralys den Anruf annimmt, bis zum Ende ihres Gesprächs, unabhängig vom Ausgang; das Klingeln wird nicht gezählt. Novarim kann offensichtlich missbräuchliche oder automatisierte Anrufe (Werbeanrufe, Anrufroboter) von der Zählung ausnehmen.
• Tarif: das gewählte Abonnement (Basis, Pro, Betrieb oder Nach Mass), bestimmt durch ein inbegriffenes monatliches Volumen an Bearbeiteten Minuten, eine Anzahl Personen und Nummern, die inbegriffenen Funktionen sowie einen Preis pro Zusatzminute. Geltende Volumen, Funktionen und Preise: novarim.ch/tarifs.
• Periode: der im Voraus bezahlte Dienstmonat oder das im Voraus bezahlte Dienstjahr, je nach gewählter Zahlweise.
• Novarim-Nummer: die Rufnummer, die Novarim dem Kunden zur Verfügung stellt, um Aralys zu erreichen, entweder vom Kunden so veröffentlicht oder als Ziel der Umleitung seiner eigenen Leitung.
• Überschreitungslimit: der Höchstbetrag, den der Kunde jeden Monat über den Monatspreis seines Tarifs hinaus zu bezahlen bereit ist und den er im Dashboard selbst zwischen null und der Obergrenze seines Tarifs festlegt (Art. 5.2 oder, bei Nach Mass, die Offerte); ohne Festlegung gilt der Betrag nach Art. 5.3.

3. Beschreibung des Dienstes

Aralys nimmt die auf den Dienst umgeleiteten Anrufe entgegen, führt das Gespräch mit dem Ziel, einen Termin zu vereinbaren, zu ändern oder abzusagen, und trägt das Ergebnis in den verbundenen Kalender des Kunden ein. Das Dashboard gibt Zugang zur Anrufhistorie samt Zusammenfassungen, zu den Terminen, zu den Statistiken, zu den Einstellungen im Selfservice und zu den Benachrichtigungen.

Leistungsumfang. Der Dienst ist auf die Terminvereinbarung spezialisiert. Anliegen ausserhalb dieses Umfangs (allgemeine Auskünfte, Offerten, besondere Notfälle usw.) werden an die vom Kunden bezeichnete Ansprechperson weitergeleitet oder gemäss der gewählten Konfiguration behandelt. Novarim erbringt weder einen allgemeinen Sekretariatsdienst noch Beratung; Aralys nimmt Nachrichten nur in den Fällen nach Art. 5.3 und 6.3 entgegen. Aralys gibt keine Auskünfte zu Lebensmitteln (Allergene, Zusammensetzung der Gerichte, Ernährungsweisen); der Kunde erteilt sie selbst und trägt dafür allein die Verantwortung.

Weiterentwicklung. Novarim kann den Dienst weiterentwickeln (Funktionen, Stimmmodelle, Oberfläche), ohne die vereinbarten Leistungen wesentlich zu verschlechtern.

4. Inbetriebnahme und Pflichten des Kunden

4.1 Für die Inbetriebnahme fallen keine Kosten an. Sie wird vom Kunden beim ersten Start der Anwendung vorgenommen, Schritt für Schritt geführt vom Dashboard: Einrichtung des Betriebs (Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Team, Leistungen), Anbindung seines Kalenders, Testanrufe, Aktivierung der Anrufumleitung auf seiner eigenen Leitung. Novarim unterstützt den Kunden auf Anfrage in angemessenem Umfang. Die Anbindung an Drittsoftware (CRM, Branchensoftware) gehört nicht dazu und ist Gegenstand einer separaten Offerte.

4.2 Novarim stellt dem Kunden eine Novarim-Nummer zur Verfügung, im Rahmen der in seinem Abonnement vorgesehenen Anzahl. Der Kunde entscheidet, ob er seine eigene Leitung zu Novarim umleitet und dabei seine Nummer behält, ohne dass ihm eine Novarim-Nummer zugeteilt wird; oder ob er eine Novarim-Nummer als Kontaktnummer veröffentlicht, die ihm dann zu diesem Zeitpunkt zugeteilt wird. Die Umleitung wird bei seinem Anbieter eingerichtet und bleibt unter seiner Kontrolle; er kann sie jederzeit deaktivieren. Der Kunde behält seine eigene Nummer, die vom Dienst nie betroffen ist.

4.3 Der Kunde gewährleistet, dass die gelieferten Angaben richtig und aktuell sind (Öffnungszeiten, Leistungen, Team, Kalender). Novarim haftet nicht für die Folgen falscher oder veralteter Angaben des Kunden.

4.4 Testphase. Jeder Abschluss beginnt mit einer Testphase von 7 Tagen mit 60 Bearbeiteten Minuten. Beim Abschluss ist eine gültige Zahlkarte erforderlich; während der Testphase wird nichts belastet. Nach Ablauf startet das gewählte Abonnement und die erste Periode wird belastet, sofern der Kunde nicht vor Ablauf im Dashboard kündigt. Novarim kann eine Testphase bei Missbrauch verweigern oder abbrechen (mehrfache Abschlüsse, automatisierte Nutzung).

4.5 Rechtmässige Nutzung und Gewährleistung. Der Kunde nutzt den Dienst im Einklang mit dem anwendbaren Recht. Er gewährleistet, dass die von ihm importierten Kontakte rechtmässig erhoben wurden und dass die Personen, denen er Erinnerungen, Bestätigungen oder Reaktivierungsnachrichten (SMS, WhatsApp, E-Mail) senden lässt, eingewilligt haben oder seine Kunden im Sinne von Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG sind. Der Kunde hält Novarim schadlos für Ansprüche Dritter aus einer Verletzung dieser Pflichten, ausser bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von Novarim.

5. Tarife, Volumen und Zusatzminuten

5.1 Jeder Tarif enthält ein monatliches Volumen an Bearbeiteten Minuten und die für ihn angegebenen Funktionen. Die geltenden Volumen, Funktionen und Preise finden sich auf novarim.ch/tarifs und im Dashboard.

5.2 Über das inbegriffene Volumen hinaus nimmt Aralys weiterhin Anrufe entgegen. Die Zusatzminuten werden zum Preis pro Zusatzminute des Tarifs verrechnet (CHF 0.30 für Basis, Pro und Betrieb), in ganzen Minuten über den Monat, wobei eine angefangene Minute nicht verrechnet wird, zusammen mit der nächsten Periode. Ein Monat kostet nie mehr als der Tarif, der gereicht hätte: Er wird zum Preis des günstigsten Tarifs für die Minuten des Monats verrechnet, unter dem Tarif des Kunden und den höheren Tarifen mit veröffentlichtem Preis, jeweils mit seinem inbegriffenen Volumen und seinem Preis pro Zusatzminute. Der Kunde behält seinen Tarif und dessen Funktionen. Der über den Monatspreis des Tarifs des Kunden hinaus verrechnete Betrag ist begrenzt auf CHF 800 bei Basis, CHF 550 bei Pro und CHF 300 bei Betrieb, sodass ein Monat mit Tarif und Zusatzminuten nie mehr als CHF 899 kostet. Über diese Obergrenze hinaus nimmt Aralys weiterhin Anrufe entgegen, und weitere Minuten werden nicht verrechnet. Bei jährlicher Zahlung werden diese Beträge auf Grundlage der Monatspreise berechnet. Der Kunde wird im Dashboard und per E-Mail benachrichtigt, wenn er 80 % und danach 100 % des inbegriffenen Volumens erreicht, und sieht jederzeit die Zusatzminuten des laufenden Monats.

5.3 Der Kunde legt sein Überschreitungslimit im Dashboard fest, zwischen null und der Obergrenze seines Tarifs. Solange er es nicht festgelegt hat, entspricht es dem Monatspreis seines Tarifs, höchstens dieser Obergrenze, und bei Nach Mass der Obergrenze der Offerte: Ohne Zustimmung des Kunden kostet ein Monat mit Tarif und Zusatzminuten somit höchstens CHF 198 bei Basis, CHF 698 bei Pro und CHF 899 bei Betrieb. Der Kunde gibt vor der Inbetriebnahme eine Weiterleitungsnummer an: Sie dient, wenn ein Überschreitungslimit unter der Obergrenze erreicht ist, einschliesslich desjenigen, das ohne Festlegung bei Basis und Pro gilt. Ist ein Überschreitungslimit unter der Obergrenze erreicht, klingeln die Anrufe bis zum ersten Tag des Folgemonats, oder bis der Kunde es anhebt, bei dieser Nummer, statt von Aralys entgegengenommen zu werden; nimmt niemand ab, nimmt Aralys die Nachricht der anrufenden Person entgegen, ohne Termine zu vereinbaren. Über das Überschreitungslimit hinaus wird keine Minute verrechnet, und ein laufender Anruf wird nie unterbrochen.

5.4 Der Kunde kann den Tarif jederzeit im Dashboard wechseln. Ein Wechsel in einen höheren Tarif wird sofort wirksam, pro rata der laufenden Periode. Ein Wechsel in einen tieferen Tarif wird auf die nächste Periode wirksam. Ein Wechsel in einen Tarif ohne Online-Reservation schliesst die Online-Reservationsseite des Kunden mit Inkrafttreten; bereits erfasste Reservationen bleiben erhalten.

5.5 Nicht genutztes Volumen wird nicht auf den Folgemonat übertragen. Bei jährlicher Zahlweise bleibt das inbegriffene Volumen monatlich.

6. Preise und Rechnungstellung

6.1 Die Preise verstehen sich in Schweizer Franken (CHF), MWST nicht anwendbar (Unternehmen nicht steuerpflichtig). Wird Novarim während der Vertragsdauer steuerpflichtig, kommt die gesetzliche MWST ab dem Datum der Steuerpflicht zu den verrechneten Beträgen hinzu; bereits verrechnete Perioden werden nicht rückwirkend korrigiert.

6.2 Die Inbetriebnahme wird nicht verrechnet (Art. 4.1). Das Abonnement wird zu Beginn jeder Periode im Voraus per Zahlkarte über den Zahlungsdienstleister Stripe bezahlt. Die Zusatzminuten (Art. 5.2) werden mit der nächsten Periode belastet. Die Rechnungen stehen im Dashboard bereit.

6.3 Scheitert eine Zahlung, informiert Novarim den Kunden im Dashboard und per E-Mail und legt die Zahlung während 7 Tagen erneut vor. Bleibt die Zahlung nach dieser Frist aus, nimmt Aralys die Nachrichten der Anrufenden entgegen, ohne Termine zu vereinbaren. Bleibt die Zahlung 30 Tage nach Fälligkeit aus, endet das Abonnement (Art. 7.3); die für den erbrachten Dienst geschuldeten Beträge bleiben geschuldet, ebenso der gesetzliche Verzugszins.

6.4 Novarim kann ihre Preise mit schriftlicher Ankündigung von 30 Tagen anpassen, mit Wirkung auf die nächste Periode. Lehnt der Kunde die Anpassung ab, kann er auf das Ende der laufenden Periode kündigen. Bei jährlicher Zahlweise wird die Anpassung erst zur jährlichen Erneuerung wirksam.

7. Dauer und Kündigung

7.1 Das Abonnement wird ab dem Ende der Testphase auf unbestimmte Dauer abgeschlossen. Es erneuert sich mit jeder Periode (Monat oder Jahr) automatisch, solange es nicht gekündigt wird. Bei jährlicher Zahlweise erinnert Novarim 30 Tage vor Ablauf per E-Mail an die Erneuerung.

7.2 Der Kunde kann jederzeit im Dashboard kündigen, ohne Begründung und ohne Frist. Die Kündigung wird auf das Ende der bezahlten Periode wirksam; bis dahin bleibt der Dienst verfügbar. Die für die laufende Periode bezahlten Beträge werden nicht zurückerstattet, vorbehalten bleibt Art. 7.4.

7.3 Jede Partei kann aus wichtigen Gründen fristlos kündigen, namentlich bei einer schweren Verletzung, die nicht innert 30 Tagen nach schriftlicher Mahnung behoben wird. Die Nichtzahlung gemäss Art. 6.3 beendet das Abonnement.

7.4 Behandlung des Jahresguthabens bei vorzeitiger Beendigung. Bei jährlicher Zahlweise wird das Guthaben der vollen, nicht bezogenen Monate innert 30 Tagen zurückerstattet: bei fristloser Kündigung aus wichtigen Gründen, die Novarim zuzurechnen sind, bei Kündigung infolge einer Änderung der AGB (Art. 14), einer Preisanpassung (Art. 6.4) oder des Widerspruchs des Kunden gegen einen neuen weiteren Auftragsbearbeiter (Anhang A, A3) oder bei endgültiger und unfreiwilliger Aufgabe der Geschäftstätigkeit des Kunden (Geschäftsübergabe, Konkurs, Tod des Inhabers eines Einzelunternehmens), gegen Nachweis. In den übrigen Fällen verbleibt das Guthaben bei Novarim; der Kunde behält den Zugang zum Dienst bis zum Ablauf des Jahres.

7.5 Bei Ende des Abonnements deaktiviert der Kunde eine allfällige Anrufumleitung, und über die Novarim-Nummer ist Aralys nicht mehr erreichbar. Novarim gibt die Daten gemäss Art. 8 heraus oder löscht sie.

8. Datenschutz und Aufzeichnungen

8.1 Novarim bearbeitet Personendaten gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und gegebenenfalls gemäss der DSGVO. Die Datenbank wird in Europa gehostet. Telefonie, Stimme und Transkription jedes Anrufs werden in den USA bearbeitet, mit angemessenen Schutzgarantien im Sinne des DSG (Anhang A, A3). Novarim kann den Auftragsbearbeiter wechseln und gewährleistet dabei ein gleichwertiges Schutzniveau.

8.2 Transkriptionen und Anrufprotokolle. Die von Aralys bearbeiteten Anrufe werden zur Erbringung des Dienstes transkribiert und zusammengefasst. Diese Inhalte sind für den Kunden über sein Dashboard zugänglich, und für berechtigte Mitarbeitende von Novarim für Betrieb und Support, ausschliesslich zu den Zwecken von Anhang A. Aralys weist zu Beginn jedes Anrufs auf ihre Eigenschaft als Sprachassistentin hin sowie auf die Bearbeitung und die Transkription des Gesprächs; der Kunde verpflichtet sich, diesen Hinweis weder zu deaktivieren noch ändern zu lassen.

8.3 Rollen. Für die Daten der Anrufenden (Endkunden des Kunden) ist der Kunde Verantwortlicher und Novarim Auftragsbearbeiterin. Anhang A (Bearbeitung von Daten im Auftrag des Kunden: weitere Auftragsbearbeiter, Aufbewahrungsdauer, Sicherheitsmassnahmen) ist integrierender Bestandteil dieser AGB.

8.4 Bei Vertragsende werden die Daten des Kunden auf Anfrage in einem gängigen elektronischen Format herausgegeben und danach nach Prüfung durch Novarim gelöscht, spätestens 120 Tage nach Vertragsende; vorbehalten bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie die Sicherungskopien, die nach Anhang A4 gelöscht werden.

8.5 Novarim informiert den Kunden unverzüglich, spätestens 72 Stunden nach Kenntnisnahme, über jede Verletzung der Datensicherheit, die ihn betreffen kann, und unterstützt ihn in angemessenem Umfang bei seinen gesetzlichen Pflichten.

8.6 Der Dienst steht Berufen, die dem Berufsgeheimnis unterstehen (Art. 321 StGB), noch nicht offen.

8.7 Nutzungsdaten. Novarim bearbeitet als Verantwortliche die Daten zur Nutzung des Dienstes durch den Kunden und seine Benutzer, einschliesslich ihrer Unterhaltungen mit den Funktionen der künstlichen Intelligenz im Dashboard, um ihre Produkte bereitzustellen, abzusichern und zu verbessern. Sie kann daraus anonyme Statistiken erstellen, die sie ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt. Novarim verwendet die Daten der Anrufenden nicht zu diesen Zwecken: Sie unterstehen weiterhin Anhang A. Die Datenschutzerklärung nennt die Empfänger, die Länder und die Aufbewahrungsdauern.

9. Verfügbarkeit und Wartung

9.1 Novarim strebt eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes an, garantiert aber keinen ununterbrochenen Betrieb (Verpflichtung zu sorgfältigem Bemühen). Wartungsfenster werden soweit möglich ausserhalb der üblichen Öffnungszeiten geplant.

9.2 Bei einer Störung folgen die Anrufe eines Kunden, der seine eigene Leitung umleitet, dem normalen Verhalten dieser Leitung: Die Umleitung greift nicht und die Leitung klingelt normal. Anrufe auf eine direkt veröffentlichte Novarim-Nummer können während der Störung nicht durchkommen; Novarim empfiehlt dem Kunden, eine eigene Leitung zu behalten.

10. Haftung

10.1 Novarim haftet für nachgewiesene direkte Schäden aus einer schuldhaften Vertragsverletzung, insgesamt höchstens bis zum höheren der beiden folgenden Beträge: die vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten bezahlten Entgelte oder CHF 1’500. Im Rahmen des zwingenden Rechts ist jede Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden ausgeschlossen (entgangener Gewinn, Verlust von Kundschaft, Rufschädigung, Datenverluste, die nicht auf grobe Fahrlässigkeit von Novarim zurückzuführen sind).

10.2 Novarim garantiert keinen geschäftlichen Erfolg (Zahl der Anrufe, der Termine oder der Kunden). Die von Aralys vereinbarten Termine geben die Angaben der Anrufenden und die vom Kunden freigegebene Konfiguration wieder; Novarim haftet nicht für Fehler, die auf diese Angaben zurückgehen. Die Auskünfte, die Aralys den Anrufenden gibt, verpflichten den Kunden nur im Rahmen seiner Konfiguration. Der Kunde meldet festgestellte Unstimmigkeiten unverzüglich über das Dashboard.

10.3 Vorbehalten bleiben die Haftung für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit sowie die zwingenden Bestimmungen (Art. 100 und 101 OR).

11. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für eine Nichterfüllung, die auf ein aussergewöhnliches, unvorhersehbares und ausserhalb ihres Einflussbereichs liegendes Ereignis zurückgeht, dessen Folgen sie nicht zumutbar abwenden konnte (Naturkatastrophe, Pandemie, Krieg, behördliche Anordnung, flächendeckender Ausfall der Telekommunikations- oder Stromnetze). Ein gewöhnlicher Ausfall, Unterbruch oder Verzug eines Lieferanten oder Auftragsbearbeiters von Novarim (Hosting, Telefonie, Stimme) gilt nicht als solches Ereignis, es sei denn, er beruht seinerseits auf einem solchen Ereignis. Die Pflichten ruhen für die Dauer des Ereignisses.

12. Geistiges Eigentum

Alle Rechte am Dienst, am Dashboard, an den Zeichen « Novarim » und « Aralys » und an den zugehörigen Entwicklungen verbleiben bei Novarim oder den jeweiligen Rechtsinhabern. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein nicht ausschliessliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht. Die Daten des Kunden bleiben Eigentum des Kunden. Die Novarim-Nummern bleiben Novarim zugeteilt und sind bei Ende des Abonnements nicht portierbar, ausser bei schriftlicher Vereinbarung; der Kunde, der eine Novarim-Nummer als Kontaktnummer veröffentlicht, wird beim Abschluss darauf hingewiesen. Die eigene Nummer des Kunden ist nie betroffen (die Umleitung bleibt unter seiner Kontrolle).

13. Vertraulichkeit und Referenzen

13.1 Jede Partei behandelt die nicht öffentlichen Informationen der anderen vertraulich, während der Vertragsdauer und fünf Jahre nach deren Ende, vorbehalten gesetzliche Pflichten oder behördliche Anordnungen. Die Daten der Anrufenden bleiben zeitlich unbegrenzt geschützt (Art. 8 und Anhang A).

13.2 Novarim nennt den Namen oder das Logo des Kunden nur mit dessen schriftlicher Zustimmung als Geschäftsreferenz. Jedes Kundenzitat und jede namentliche Zahlenangabe bedarf der Zustimmung des Kunden (separate schriftliche Vereinbarung).

14. Änderungen der AGB

Novarim kann diese AGB mit schriftlicher Mitteilung (E-Mail oder Dashboard) 30 Tage vor Inkrafttreten ändern. Benachteiligt die Änderung den Kunden wesentlich, kann er auf das Datum des Inkrafttretens kündigen.

15. Schlussbestimmungen

Mitteilungen nach diesen AGB erfolgen schriftlich; E-Mail genügt. Novarim empfängt sie unter info@novarim.ch, der Kunde unter der E-Mail-Adresse seines Kontos. Ist eine Bestimmung nichtig, bleiben die übrigen gültig. Der Kunde kann den Vertrag nicht ohne schriftliche Zustimmung von Novarim abtreten. Novarim kann den Vertrag auf eine von ihr beherrschte Gesellschaft oder auf eine Gesellschaft übertragen, die ihre Tätigkeit übernimmt (namentlich bei der Übernahme des Unternehmens durch eine Gesellschaft); der Kunde wird schriftlich darüber informiert. Die Art. 8, 10, 12 und 13 gelten nach Vertragsende im nötigen Umfang weiter. Bei einer Übersetzung dieser AGB ist die französische Fassung massgebend. Schweizer Recht anwendbar, unter Ausschluss der Kollisionsnormen; ausschliesslicher Gerichtsstand am Sitz von Novarim (heute Evilard), zwingende Gerichtsstände vorbehalten.

Anhang A — Bearbeitung von Daten im Auftrag des Kunden

A1. Gegenstand. Novarim bearbeitet die Daten der Anrufenden im Auftrag des Kunden (Art. 9 DSG), einzig um Anrufe zu beantworten, Termine zu vereinbaren und zu verwalten und das Dashboard des Kunden zu führen. Sie verwendet sie zu keinem anderen Zweck, gibt sie an niemanden weiter und trainiert damit keine Modelle künstlicher Intelligenz.

A2. Bearbeitete Daten. Identität und Kontaktdaten der anrufenden Person, Anlass und gewünschtes Datum des Termins, Tonaufnahme, Transkript und Zusammenfassung des Anrufs.

A3. Weitere Auftragsbearbeiter. Der Kunde genehmigt die folgenden Auftragsbearbeiter und Kategorien von Auftragsbearbeitern:

• Hetzner Online GmbH: Hosting der API und des Dashboards, Deutschland (EU).
• Supabase Inc.: Datenbank, Schweiz (Zürich); US-amerikanischer Anbieter, Standardvertragsklauseln.
• Akenes SA (Exoscale): Speicherung der verschlüsselten Sicherungskopien, Schweiz (Genf); nur Novarim besitzt den Schlüssel zur Entschlüsselung.
• Functional Software Inc. (Sentry): Überwachung technischer Fehler, Deutschland (EU); US-amerikanischer Anbieter.
• DeepL SE: Übersetzung der Anrufzusammenfassungen, Deutschland (EU).
• Brevo SAS: E-Mail-Versand, Frankreich (EU).
• Telefonie: USA, Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Stimme, Transkription und Gesprächsführung, mit einem Sprachmodell eines zweiten Anbieters: USA, Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Versand der Warn-E-Mails an den Kunden: USA, Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Erinnerungen und Bestätigungen per WhatsApp, sofern der Kunde sie aktiviert: USA, Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
• Auswertung der WhatsApp-Nachrichten durch ein Sprachmodell, sofern der Kunde sie aktiviert: USA, Standardvertragsklauseln.

Der Kalender, den der Kunde verbindet (Google, Microsoft, CalDAV), bleibt beim Anbieter seiner Wahl. Die aktuelle namentliche Liste mit der Garantie jeder Bekanntgabe erhält der Kunde auf Anfrage, vor dem Abschluss wie während der Vertragsdauer; sie ist vertraulich (Art. 13). Novarim kündigt jede Hinzufügung oder Ersetzung eines weiteren Auftragsbearbeiters 30 Tage im Voraus schriftlich an; der Kunde kann innert dieser Frist aus Gründen des Datenschutzes schriftlich widersprechen. Kann Novarim ohne diesen Auftragsbearbeiter nicht weiterarbeiten, kann jede Partei auf das Datum des Inkrafttretens kündigen; bei jährlicher Zahlweise wird das Guthaben der vollen, nicht bezogenen Monate zurückerstattet (Art. 7.4).

A4. Aufbewahrungsdauer.

• Tonaufnahme und Transkript beim Sprach-KI-Anbieter: 30 Tage nach dem Anruf gelöscht.
• Aufnahmen beim Telefonieanbieter: spätestens 30 Tage nach dem Anruf gelöscht.
• Anrufprotokolle, Transkripte und Zusammenfassungen im Dashboard: Ihr Inhalt wird 30 Tage nach dem Anruf gelöscht; es bleiben nur Datum, Uhrzeit und Status.
• Termine: solange sie im Kalender des Kunden stehen, danach gemäss Art. 8.4.
• Verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank, auf dem Server von Novarim und beim Speicheranbieter: spätestens 16 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht; eine aus der Datenbank gelöschte Angabe kann bis dahin darin verbleiben.

A5. Sicherheitsmassnahmen. Verschlüsselung aller Verbindungen (HTTPS/TLS); nach Betrieb getrennte Daten; Zwei-Faktor-Authentifizierung für jeden Zugang zum Dashboard; Zugriff des Novarim-Personals auf die Bedürfnisse von Betrieb und Support beschränkt; Anrufinhalte werden gemäss A4 automatisch gelöscht; die übrigen Daten des Betriebs, Termine eingeschlossen, werden bei Vertragsende nach menschlicher Prüfung gemäss Art. 8.4 gelöscht.

Siehe auch: Impressum · Datenschutzerklärung.