Telefondienst oder KI-Empfang?

Der Anrufbeantworter, oder der Status quo

Kosten: null. Wirkung: ungefähr dasselbe. Die grosse Mehrheit der Anrufenden, die dort landen, legt auf, ohne eine Nachricht zu hinterlassen, und wählt danach die nächste Nummer bei Google. Der Anrufbeantworter hält Ihre Verluste fest, er verhindert sie nicht. Weiter.

Der menschliche Telefondienst

Das Prinzip ist einfach: Ihre Anrufe werden auf ein Telefonsekretariat umgeleitet, wo Mitarbeitende im Namen Ihres Unternehmens abnehmen, Nachrichten aufnehmen und manchmal auch Termine vereinbaren.

Bei den Schweizer Preisen rechnen Sie mit 2 bis 4 CHF pro Anruf und 300 bis 1'000 CHF für die Einrichtung. In der Praxis liegt die Monatsrechnung zwischen 300 und 1'500 CHF je nach Volumen. Zur Einordnung: Eine angestellte Sekretärin kostet 4'800 bis 6'500 CHF brutto im Monat, Sozialabgaben nicht eingerechnet.

Das ist eine echte menschliche Stimme. Sie kommt mit ganz unterschiedlichen Anliegen zurecht, nimmt eine ausführliche Nachricht auf, sortiert vor. Das zählt, und keine KI ersetzt es vollständig.

Die Grenzen liegen in zwei Punkten. Zuerst die Zeiten: Die meisten Telefondienste decken die Bürozeiten ab, während Ihre Kundschaft auch über Mittag, am Abend und am Samstag anruft. Dann die Kosten, die dem Volumen folgen: Je öfter man Sie anruft, desto mehr zahlen Sie. Und in den meisten Fällen erhalten Sie eine Nachricht, die Sie danach noch bearbeiten, zurückrufen, einplanen müssen. Die Arbeit ist nicht erledigt, sie ist notiert.

Der KI-Empfang

Die KI-Empfangsassistentin nimmt ab, wenn Sie nicht können, führt das Gespräch und trägt den Termin direkt in Ihren Kalender ein: Google, Outlook, iCloud. Nichts, was Sie danach noch nachbearbeiten müssten.

Die Preise: In Frankreich kosten solche Dienste 80 bis 350 € pro Monat, und in der Schweiz liegen die seriösen Angebote in einer vergleichbaren Spanne in Franken. Bei Novarim beginnt die Pauschale bei 349 Franken pro Monat, alles inbegriffen, und richtet sich nach Ihrem Anrufvolumen: Ein Kosmetikstudio mit drei Anrufen pro Tag zahlt nicht dasselbe wie eine Garage mit dreissig. Der Betrag wird einmal festgelegt, zu Beginn, nach einer Minute Gespräch über Ihre Gewohnheiten. Danach ändert er sich nicht mehr. Keine Abrechnung nach Minuten, keine Überraschung am Monatsende.

Die Inbetriebnahme kostet nichts: keine Einrichtungsgebühr, für alle Kunden und nicht nur für die ersten aus der Region.

Die Assistentin ist rund um die Uhr da, auch wenn Ihre Leitung bereits besetzt ist. Der Preis bleibt gleich. Der Termin landet von selbst im Kalender, und jeder Anruf wird in einem Dashboard zusammengefasst, das Sie am Morgen öffnen.

Sprechen wir über die Grenzen, denn dort entstehen die bösen Überraschungen. Eine seriöse KI-Empfangsassistentin ist eine Spezialistin, kein allgemeines Sekretariat. Unsere macht eine Sache, und die gut: Termine vereinbaren. Sie nennt keine Preise, erstellt keine Offerten, beantwortet keine technischen Fragen. Sobald eine Anfrage diesen Rahmen verlässt, leitet sie an einen Menschen weiter. Misstrauen Sie Lösungen, die versprechen, alles zu übernehmen: Am Telefon, mit echten Kunden, kommt eine Vielseitigkeit, die alles nur ungefähr kann, teurer zu stehen als verlässliche Spezialisierung.

Die Tabelle

Wie Sie wählen

• Ihre Anrufe verlangen Urteilsvermögen und komplexe Dossiers, etwa eine Anwaltskanzlei, die dringende Fälle heraussortiert: Ein menschlicher Telefondienst bleibt die richtige Wahl.
• Ihre Anrufe sind vor allem Terminvereinbarungen: Garage, Coiffeursalon, Kosmetikstudio, Physiotherapiepraxis, Fahrschule, Handwerksbetrieb. Dann macht die KI-Empfangsassistentin dieselbe Arbeit rund um die Uhr, zu einem tieferen Fixpreis, und der Kalender füllt sich von selbst.

Das ist unsere eigene Telefonzentrale. Bei Novarim nimmt die KI-Empfangsassistentin selbst ab: Wir würden nichts verkaufen, was wir nicht auch selbst einsetzen.