Im Service keine Reservationen mehr am Telefon verlieren

Was Sie ein Telefon kostet, das ins Leere klingelt

Verlässliche Zahlen für Schweizer Restaurants haben wir keine gefunden. Ihre eigene Zahl ergibt sich aus vier Werten, miteinander multipliziert:

1. die Anrufe ohne Antwort während des Service
2. ×der Anteil dieser Anrufe, die reservieren wollten
3. ×die Gedecke pro Reservation
4. ×der Durchschnittspreis pro Gedeck

Den ersten Wert finden Sie in der Anrufliste Ihres Telefons oder Ihrer Box: Schauen Sie sich die verpassten Anrufe eines Freitag- und eines Samstagabends an. Den zweiten kennen Sie besser als wir. Notieren Sie eine Woche lang, wie viele der Anrufe, die Sie annehmen, Reservationen sind. Die beiden letzten liefert Ihre Kasse.

Das Ergebnis ist eine Obergrenze: Ein Teil der Leute ruft später wieder an. Wer nicht wieder anruft, hinterlässt dagegen nirgends eine Spur, weder in der Kasse noch im Reservationsbuch.

Die Lösungen, und was jede durchlässt

Der Anrufbeantworter kostet nichts. Aber wer heute Abend einen Tisch will, will jetzt eine Antwort, und er kann auflegen, ohne eine Nachricht zu hinterlassen. Hinterlässt er eine, rufen Sie nach dem Service zurück, wenn der Abend schon gelaufen ist.

Die Leitung aufs Handy umzuleiten, verlegt das Klingeln von der Theke in Ihre Hosentasche. Am Morgen, beim Einkaufen, hilft das. Um 20 Uhr sind Ihre Hände genauso voll wie vorher.

Online-Reservationsplattformen lassen den Gast selbst reservieren, zu jeder Uhrzeit. Jeder online gebuchte Tisch ist ein Anruf weniger. Wer lieber anruft, ruft trotzdem weiterhin an.

Jemand am Telefon während des Service bleibt die flexibelste Antwort: Ein Mensch versteht auch, was aus dem Rahmen fällt. Kommt diese Person aus dem Team, fehlt in der Gaststube ein Paar Hände, genau dann, wenn Sie es am dringendsten brauchen. Ein externer Telefondienst nimmt an Ihrer Stelle ab; seine Zeiten, und was er mit dem Anruf macht (eine Nachricht oder eine Reservation), hängen vom Angebot ab. Die Preise haben wir in unserem Artikel über Telefondienst und KI-Empfang verglichen.

Ein KI-Empfang ist eine Software, die das Telefon abnimmt. Es gibt mehrere, manche sind in eine Reservationssoftware eingebaut. Unserer heisst Aralys. Aralys beantwortet die Anrufe, die auf sie umgeleitet werden, Tag und Nacht, auch wenn Ihre Leitung schon besetzt ist. Aralys schlägt eine freie Uhrzeit vor und trägt die Reservation in Ihr Dashboard ein. Mehr macht sie nicht. Offerten und Anrufe nach aussen gehören nicht dazu. Eine Anfrage ausserhalb dieses Rahmens geht an die Ansprechperson, die Sie bestimmen.

Diese Woche einrichten: die bedingte Rufumleitung

Welche Lösung Sie auch wählen, sie beginnt mit einer Einstellung Ihrer Leitung: der bedingten Rufumleitung. Ihr Telefon klingelt zuerst im Restaurant, wie heute. Nimmt niemand ab oder ist die Leitung besetzt, geht der Anruf an die Nummer, die Sie festgelegt haben. Ihre Gäste wählen weiterhin dieselbe Nummer.

Sie brauchen zwei Umleitungen, weil sie nicht denselben Fall abdecken. Auf einem Swisscom-Festnetzanschluss, vom Telefon des Restaurants aus:

• *61 gefolgt von der Zielnummer: Der Anruf wird nach 25 Sekunden ohne Antwort umgeleitet. Zum Beispiel *610791234567.
• *67 gefolgt von der Nummer: Der Anruf wird umgeleitet, wenn die Leitung besetzt ist.
• Zum Aufheben #61# oder #67#.

Sie können alles auch in My Swisscom einrichten, oder für einen Geschäftsanschluss im Swisscom Cockpit. Laut der Swisscom-Hilfe zum Festnetz ist die Umleitung selbst kostenlos; der umgeleitete Anruf kann wie ein Anruf auf die Zielnummer verrechnet werden, wenn Ihr Abo ihn nicht einschliesst.

Bei anderen Anbietern lauten die Codes anders: Bei Salt funktioniert die Umleitung bei besetzter Leitung mit *69*, der Nummer und #. Bei Sunrise oder anderswo suchen Sie in der Hilfe des Anbieters nach «Rufumleitung» oder «Anrufumleitung», oder rufen Sie den Kundendienst an. Hat Ihr Restaurant eine Telefonanlage, bitten Sie Ihren Installateur um eine Umleitung bei Nichtannahme und eine bei besetzter Leitung.

Ist die Umleitung eingerichtet, testen Sie sie: Rufen Sie das Restaurant vom Handy aus an und lassen Sie es klingeln.

Was Sie von dem verlangen sollten, der für Sie abnimmt

Ob Mensch, Telefondienst oder Software: Prüfen Sie vor der Wahl sechs Dinge.

• Er kennt Ihre Services am Mittag und am Abend und Ihre Schliesstage.
• Er weiss, wie viele Gedecke noch frei sind, und sagt «ausgebucht», wenn es ausgebucht ist.
• Er notiert Name, Nummer, Anzahl Gedecke und Uhrzeit.
• Er trägt die Reservation dort ein, wo Sie sie lesen, statt Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen, die Sie nach dem Service abschreiben müssen.
• Er benachrichtigt Sie, wenn eine Reservation eingeht.
• Er spricht die Sprachen Ihrer Gäste. In der Schweiz mindestens Deutsch und Französisch.

Aralys erfüllt heute alle sechs Punkte. Aralys kennt Ihre Services und Schliesstage, trägt nicht mehr Gedecke ein, als Sie festgelegt haben, und schickt Ihnen bei jeder Reservation eine E‑Mail. Aralys spricht Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Online-Reservationen nimmt Aralys nicht entgegen: Dafür behalten Sie Ihre Plattform.

Fragen