Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie Novarim Personendaten bearbeitet: die Daten der Besucherinnen und Besucher von novarim.ch sowie die Daten aus unserem Dienst (KI-Telefonzentrale, Terminvereinbarung und Kalenderanbindung), gemäss revDSG (dem Schweizer Datenschutzgesetz) und, für Personen aus der Europäischen Union, gemäss der DSGVO.

Verantwortlicher

Novarim, Einzelunternehmen (Eliott Marsiglia), Chemin du Coteau 4, 2533 Evilard, Schweiz. Kontakt (auch für den Datenschutz): info@novarim.ch.

Unsere Doppelrolle. Novarim ist Verantwortlicher für die über die Website erhobenen Daten, für Interessenten- und Demo-Anfragen; und Auftragsbearbeiter für die Daten der Anrufenden, die über die KI-Telefonzentrale bearbeitet werden, im Auftrag des angerufenen Betriebs — der dann der Verantwortliche ist. Für diese Daten richten Sie Ihre Anfragen vorrangig an den jeweiligen Betrieb.

Welche Daten wir erheben

• Kontaktformular / Demo-Anfrage: Name, E-Mail-Adresse und der Inhalt Ihrer Nachricht (und gegebenenfalls Telefon / Firmenname). Diese Daten geben Sie freiwillig an.
• Technische Daten: Beim Besuch der Website kann der Hosting-Anbieter aus Sicherheitsgründen und für den einwandfreien Betrieb technische Angaben protokollieren (IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel).
• Lokale Einstellungen: auf Ihrem Gerät gespeichert (Ton, Leistungsstufe, Startbildschirm). Das sind keine Tracking-Cookies — siehe die Seite Cookies.

Zwecke & Rechtsgrundlage

• Ihre Anfragen beantworten und eine Demo durchführen (vorvertragliche Massnahmen / berechtigtes Interesse).
• Sicherheit und Betrieb der Website gewährleisten (berechtigtes Interesse).

Wir verkaufen Ihre Daten nicht, schalten keine personalisierte Werbung und betreiben kein automatisiertes Profiling.

Empfänger & Auftragsbearbeiter

Ihre Daten können von technischen Dienstleistern bearbeitet werden, die in unserem Auftrag handeln:

• Hosting: Hetzner Online GmbH (Deutschland / EU), für die Website und die API.
• Datenbank & Speicherung: Supabase, für die sichere Speicherung der Daten.
• E-Mails: Google Workspace, für den Versand und den Empfang unserer E-Mails und des Bestätigungscodes.
• Telefonie & Aufnahme: Twilio (USA), für die Entgegennahme, die Weiterleitung und die Aufnahme der Anrufe.
• Sprach-KI: ElevenLabs (USA), für die Stimme, die Transkription und die Analyse des Gesprächs.
• Textanalyse: Anthropic (USA), für das Auslesen der relevanten Angaben aus WhatsApp-Nachrichten.
• Messaging: Meta Platforms / WhatsApp (USA), für Terminerinnerungen und Terminbestätigungen.
• Kalender: Google (Google Calendar API), Microsoft (Microsoft Graph) oder CalDAV, wenn ein Kalender verbunden ist — siehe dazu den entsprechenden Abschnitt weiter unten.

Bekanntgabe ins Ausland

Einige Dienstleister (namentlich Twilio, ElevenLabs, Anthropic und Meta) haben ihren Sitz in den USA. Bekanntgaben in Länder ausserhalb der Schweiz und der EU erfolgen nur unter geeigneten Garantien (Art. 16-17 revDSG, Kapitel V DSGVO): das Swiss–U.S. Data Privacy Framework für dort zertifizierte Dienstleister und/oder Standardvertragsklauseln mit den vom EDÖB verlangten Anpassungen. Eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie auf Anfrage an info@novarim.ch.

Novarim-Dienst — Anrufe und Termine

Wird der Novarim-Dienst (KI-Telefonzentrale) genutzt, bearbeiten wir im Auftrag des Kundenbetriebs die Daten, die für die Terminvereinbarung nötig sind:

• Anrufdaten: Nummer der anrufenden Person, Aufnahme und Transkription des Anrufs, Anliegen und die von der Assistentin erstellte Zusammenfassung.
• Termindaten: Name der Person, angegebene Kontaktdaten, Datum, Uhrzeit und Terminart.

Diese Daten dienen einzig dazu, das Anliegen einzuordnen und den Termin im Namen des Betriebs einzutragen. Sie werden nie verkauft und nie für Werbung oder zum Training von KI-Modellen genutzt.

Sie sprechen mit einer künstlichen Intelligenz, nicht mit einem Menschen; die KI sagt es Ihnen zu Beginn des Anrufs und weist Sie zugleich darauf hin, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Wenn Sie nicht aufgezeichnet werden oder nicht mit einer KI sprechen möchten, können Sie das zu Beginn des Anrufs sagen, um eine Weiterleitung an das Team bitten, auflegen oder den Betrieb auf einem anderen Weg kontaktieren.

Automatisierte Einzelentscheidung. Entscheidungen, die für Sie Rechtsfolgen haben oder Sie erheblich beeinträchtigen, werden nie allein von der KI getroffen: Ein Mensch überwacht die Termine und die Anfragen über ein Dashboard und kann eingreifen, korrigieren oder ablehnen (Art. 21 revDSG, Art. 22 DSGVO).

Kalenderanbindung (Google Calendar / Microsoft Outlook)

Verbindet ein Betrieb einen Kalender von Google oder Microsoft / Outlook, greift Novarim darauf nur zu, um die von der Assistentin vereinbarten Termine zu erstellen, zu ändern und zu löschen, und um die Verfügbarkeiten zu prüfen (damit keine Doppelbuchungen entstehen).

• Eingesehene Daten: die belegten Zeitfenster des verbundenen Kalenders und die von Novarim erstellten Termine.
• Angeforderte Berechtigungen: Google calendar.events (die Termine des ausgewählten Kalenders lesen, die Termine von Aralys erstellen und verwalten) und calendar.calendarlist.readonly (Ihre Kalender auflisten, nur damit Sie den Kalender auswählen können, den Aralys nutzen soll); Microsoft Graph Calendars.ReadWrite (nur Lesen und Schreiben von Terminen — kein Zugriff auf E-Mails oder Kontakte).
• Speicherung: Gespeichert werden nur gesicherte Zugriffstoken und die Adresse des verbundenen Kontos, damit die Verbindung bestehen bleibt. Kalenderinhalte werden nicht länger aufbewahrt, als es die Terminvereinbarung erfordert.
• Keine Weitergabe: Diese Daten werden weder verkauft noch an Dritte weitergegeben, weder für Werbung noch zum Training von KI-Modellen genutzt und von keinem Menschen gelesen — ausser wenn es unbedingt nötig ist (Support auf Ihre Anfrage, Sicherheit oder gesetzliche Pflicht).
• Widerruf: Sie können den Kalender jederzeit im Dashboard trennen oder den Zugriff widerrufen — in Ihrem Konto bei Google oder Microsoft. Beim Trennen werden die gespeicherten Token gelöscht.

Novarim nutzt und überträgt die von Google-APIs erhaltenen Informationen im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschliesslich ihrer Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Dasselbe gilt für die über Microsoft Graph erhaltenen Daten.

Novarim's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Aufbewahrungsdauer

Nachrichten und Kontaktdaten bewahren wir so lange auf, wie es Ihre Anfrage erfordert, und anschliessend noch 24 Monate ab dem letzten Kontakt, dann werden sie gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht etwas anderes verlangt.

Ihre Rechte

Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten. Zur Ausübung dieser Rechte: info@novarim.ch.

Eine Beschwerde können Sie auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) in der Schweiz richten oder an die Aufsichtsbehörde Ihres Landes in der EU.

Sicherheit

Die Website wird über HTTPS ausgeliefert. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Veränderung zu schützen.

Siehe auch: Impressum · Cookies.