Telefonische Reservation: welche Angaben aufnehmen

Was Sie bei jedem Anruf fragen

• Den Namen, wenn nötig buchstabiert.
• Eine Handynummer. Über sie erreichen Sie den Gast, wenn sich am Service etwas ändert, und über sie erhält er eine schriftliche Bestätigung.
• Tag und Uhrzeit. Wiederholen Sie beides ganz: «Freitag, der 17., um 19.30 Uhr».
• Die Anzahl Gedecke, Kinder mitgezählt, und ob ein Kinderstuhl nötig ist.

Lesen Sie die Reservation vor dem Auflegen laut vor. Ein falscher Tag ist am Telefon sofort korrigiert; am Abend selbst kostet er einen Tisch.

Was Überraschungen im Service verhindert

• Allergien und Ernährungsweisen: Notieren Sie sie bei der Reservation und geben Sie sie an die Küche weiter. Versprechen Sie am Telefon nie, dass ein Allergen fehlt, ohne es mit der Küche geprüft zu haben.
• Der Anlass: Feiert der Gast Geburtstag oder bringt er einen Kuchen mit, muss der Service es vor seiner Ankunft wissen.
• Der gewünschte Platz: Terrasse, ruhige Ecke, Zugang mit dem Rollstuhl, Platz für einen Kinderwagen.
• Bis wann der Tisch frei sein muss, wenn er am Abend zweimal belegt wird. Sagen Sie es beim Reservieren, nicht beim Dessert.

Grosser Tisch: entscheiden, bevor das Telefon klingelt

Ein Tisch für vierzehn ist kein Tisch für zwei, und wer abnimmt, soll nicht improvisieren müssen. Legen Sie drei Grenzen fest und hängen Sie sie neben das Telefon:

• bis zu welcher Grösse sofort bestätigt wird: Ihr grösster Tisch, oder die Tische, die Sie zusammenstellen können;
• darüber, wer über die Anfrage entscheidet und bis wann der Gast eine Antwort hat;
• ab wann es um eine Exklusivmiete oder ein Gruppenmenü geht.

Für eine Gruppe notieren Sie zusätzlich:

• eine Kontaktperson mit Handynummer, die für die ganze Gruppe spricht;
• à la carte oder Gruppenmenü, und bis wann die Menüwahl bei Ihnen sein muss;
• bis wann die definitive Anzahl Gedecke feststeht;
• eine Rechnung für alle oder getrennte Rechnungen.

Ein kurzes oder festes Menü erleichtert der Küche die Arbeit, wenn vierzehn Teller gleichzeitig rausgehen. Eine Anzahlung ist bei Gruppen üblich; Betrag und Annullationsbedingung bestimmen Sie. Nennen Sie beides am Telefon und schreiben Sie es in die Bestätigung.

Schriftlich bestätigen

Eine kurze Nachricht genügt: Name, Tag, Uhrzeit, Anzahl Gedecke, und bei einer Gruppe die Anzahlung und die Annullationsbedingung. Der Gast hat schwarz auf weiss, was abgemacht ist, und Sie auch.

Was Aralys macht, wenn sie abnimmt

Aralys notiert Name, Nummer, Anzahl Gedecke und Uhrzeit. Sie trägt die Reservation in Ihr Dashboard ein, nie über die Gedecke hinaus, die Sie festgelegt haben, und Sie erhalten bei jeder Reservation eine E‑Mail. Bei einer Gruppe hält sie sich an Ihre Grenzen:

• Bis zu Ihrem grössten Tisch bestätigt sie selbst, wenn ein Tisch oder eine Tischkombination frei ist.
• Darüber, bis zu Ihrer Gruppengrenze (standardmässig 20 Personen, einstellbar), nimmt sie eine Gruppenanfrage auf und kündigt dem Gast eine schriftliche Antwort an. Sie nehmen im Dashboard mit einem Klick an oder lehnen ab; der Gast erhält die Antwort per WhatsApp oder SMS. Niemand muss zurückrufen.
• Über dieser Grenze, bei Exklusivmiete oder Gruppenmenü, ruft das Restaurant den Gast zurück.

Aralys kassiert nichts: Die Anzahlung einer Gruppe bleibt zwischen Ihnen und Ihrem Gast. Damit die Anrufe im Service bei ihr ankommen, braucht es eine Rufumleitung auf Ihrer Leitung.

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