Réservation par téléphone : les informations à prendre

Ce qu'on demande à chaque appel

• Le nom, épelé s'il le faut.
• Un numéro de portable. C'est par lui que vous joignez le client si le service change, et qu'il reçoit une confirmation écrite.
• Le jour et l'heure. Répétez-les en entier : « vendredi 17, 19 h 30 ».
• Le nombre de couverts, enfants compris, et s'il faut une chaise haute.

Avant de raccrocher, relisez la réservation à voix haute. Une erreur de jour se corrige tout de suite au téléphone ; le soir même, elle coûte une table.

Ce qui évite une surprise pendant le service

• Les allergies et les régimes : notez-les sur la réservation et transmettez-les à la cuisine. Ne garantissez jamais au téléphone l'absence d'un allergène sans l'avoir vérifiée avec elle.
• L'occasion. Si le client fête un anniversaire ou apporte un gâteau, la salle doit le savoir avant son arrivée.
• La place qu'il souhaite : la terrasse, un coin calme, un accès en fauteuil roulant, la place pour une poussette.
• L'heure à laquelle la table doit se libérer, si elle sert deux fois dans la soirée. Dites-la au moment de réserver, pas au dessert.

Grande tablée : décider avant que le téléphone sonne

Une table pour quatorze ne se gère pas comme une table pour deux, et la personne qui décroche n'a pas à improviser. Fixez trois seuils et affichez-les près du téléphone :

• jusqu'à combien on confirme tout de suite : votre plus grande table, ou les tables que vous pouvez rapprocher ;
• au-delà, qui valide la demande, et dans quel délai le client a sa réponse ;
• à partir de quand on parle de privatisation ou de menu de groupe.

Pour un groupe, notez en plus :

• une personne de contact et son portable, qui parle pour tout le groupe ;
• la carte ou un menu de groupe, et la date à laquelle le choix des plats doit vous parvenir ;
• la date du nombre définitif de couverts ;
• une facture unique ou des notes séparées.

Un menu court ou fixe facilite le travail en cuisine quand quatorze assiettes partent en même temps. L'acompte est une pratique courante pour les groupes ; son montant et la condition d'annulation sont à vous. Dites-les au téléphone, puis écrivez-les dans la confirmation.

Confirmer par écrit

Un message court suffit : nom, jour, heure, nombre de couverts, et pour un groupe l'acompte et la condition d'annulation. Le client garde une trace de ce qui a été convenu, et vous aussi.

Ce que fait Aralys quand elle décroche

Aralys note le nom, le numéro, le nombre de couverts et l'heure. Elle inscrit la réservation dans votre Dashboard, sans dépasser les couverts que vous avez fixés, et vous recevez un e‑mail à chaque réservation. Pour un groupe, elle suit vos seuils :

• Jusqu'à votre plus grande tablée, si une table ou une combinaison de tables est libre, elle confirme seule.
• Au-delà, jusqu'à votre limite de groupe (20 personnes par défaut, à régler), elle prend une demande de groupe et annonce au client une réponse écrite. Vous acceptez ou refusez en un clic dans le Dashboard ; le client reçoit la réponse par WhatsApp ou par SMS. Personne n'a à rappeler.
• Au-delà de cette limite, privatisation ou menu de groupe, le restaurant rappelle le client.

Aralys n'encaisse rien : l'acompte d'un groupe reste entre vous et votre client. Pour que les appels lui arrivent pendant le service, il suffit d'un renvoi d'appel sur votre ligne.

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