Es ist Dienstag, 10.30 Uhr. Sie haben die Hände voll: unter einem Auto, mitten in einer Coloration, am Steuer während einer Fahrstunde, unter einem Lavabo. Daneben klingelt das Telefon. Dreimal, viermal, fünfmal. Egal, Sie rufen zurück, falls die Person eine Nachricht hinterlässt.
Doch die bleibt aus. Und zurückrufen wird die Person auch nicht.
In der Garage, im Coiffeursalon, im Kosmetikstudio, in der Fahrschule oder beim Pannendienst läuft es gleich ab. Damit die Rechnung greifbar wird, führen wir sie unten an einer Garage durch: Das Beispiel ist am anschaulichsten, und die Grössenordnungen lassen sich auf die anderen Berufe übertragen.
Jeder vierte Anruf klingelt ins Leere
Laut einer in der Schweiz zitierten Studie verpassen KMU im Schnitt 23 % ihrer eingehenden Anrufe. Eine amerikanische Studie von 2024 mit 85 Kleinbetrieben aus 58 Branchen geht noch weiter: 62 % der Anrufe werden gar nicht direkt entgegengenommen.
Das Teuerste kommt danach. 85 % der Anrufenden, die auf der Combox landen, melden sich nie wieder, und viele wählen gleich die nächste Nummer. Am Telefon gewinnt in 78 % der Fälle, wer zuerst abnimmt.
Eine Werkstatt, ein Coiffeursalon oder eine Fahrschule ist kein Callcenter. Sie sind zu zweit oder zu dritt, am Empfang steht niemand, und das Telefon klingelt genau dann, wenn Sie alle Hände voll zu tun haben. Schuld hat daran niemand. Das ist strukturell bedingt.
Die Rechnung an einem konkreten Beispiel
Nehmen wir eine unabhängige Garage mit zehn Anrufen pro Tag. Werden 20-25 % davon verpasst, sind das zwei verlorene Anrufe pro Tag, rund fünfzig im Monat.
Natürlich steckt nicht hinter jedem Anruf ein Kunde. Bleiben wir vorsichtig: Sagen wir, jeder fünfte verpasste Anruf wäre ein echter Termin gewesen. Also zehn Termine pro Monat.
| Leistung | Ø Auftragswert |
|---|---|
| Ölwechsel, Service | CHF 150–300 |
| Reifenwechsel | CHF 80–150, zweimal pro Jahr, jedes Jahr |
| Diagnose und Reparatur | CHF 300–800 |
Bei 200 Franken pro Auftrag machen zehn verlorene Termine 2'000 Franken im Monat. Rund 24'000 im Jahr.
Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen nach. Ein Coiffeursalon oder ein Kosmetikstudio arbeitet mit tieferen Beträgen, dafür weit häufiger und mit Kundschaft, die alle sechs Wochen wiederkommt; eine Fahrschule verkauft ein Paket, das in die Tausende geht. An der Grössenordnung ändert das nichts.
Und der teuerste Posten fehlt in dieser Rechnung noch. Wer die Garage, den Coiffeur oder den Fahrlehrer wechselt, ist kein verlorener Auftrag, sondern ein verlorener Kunde, mit allen Besuchen, die über Jahre noch gekommen wären.
Jedes Gewerbe hat zudem seine Spitzenzeiten: die Reifensaison im Oktober, der Schulbeginn bei den Fahrschulen, die Festtage bei den Coiffeuren. Dann klingelt das Telefon am häufigsten, und dann haben Sie am wenigsten Zeit, abzunehmen.
Was sich dagegen tun lässt
Der Anrufbeantworter ist gratis und nahezu nutzlos. Die meisten Anrufenden legen auf, ohne eine Nachricht zu hinterlassen. Er verhindert den Verlust nicht, er hält ihn fest.
Der menschliche Telefondienst funktioniert dagegen: Telefonsekretärinnen nehmen an Ihrer Stelle ab. In der Schweiz rechnen Sie mit 2 bis 4 Franken pro Anruf und 300 bis 1'000 Franken für die Einrichtung, also einigen Hundert Franken im Monat. Zu Bürozeiten sehr gut. Am Samstag mitten in der Saison, abends, am Sonntag: niemand. Und wer abnimmt, notiert eine Nachricht, die Sie anschliessend noch abarbeiten müssen.
Eine telefonische KI-Empfangsassistentin nimmt rund um die Uhr ab, auch wenn Sie bereits im Gespräch sind. Vor allem notiert sie keine Nachricht, sondern vereinbart den Termin und trägt ihn in Ihren Kalender ein, Google, Outlook oder iCloud. Sie legen das Werkzeug aus der Hand, und der Terminplan hat sich von selbst gefüllt. Das Ganze zu einer festen Pauschale ab 349 Franken pro Monat, die sich nach Ihrem Anrufvolumen richtet, also zum Preis eines menschlichen Telefondienstes, der nur die Bürozeiten abdecken würde.
Nun zu den Grenzen, denn sie zählen. Eine gute KI-Empfangsassistentin macht eine Sache: den Termin. Keine Offerte, keine Preise, keine Diagnose. Bei uns geht alles, was über den Termin hinausgeht, an einen Menschen. Wir halten das für ein Zeichen von Seriosität und nicht für eine Lücke.
Unsere heisst Aralys. Sie antwortet auf Deutsch und in den anderen Landessprachen, wenn Ihre Kundschaft es wünscht.
Novarim ist ein Unternehmen aus der Westschweiz. Daten in Europa gehostet, DSG-konform. Aralys gibt sich immer als Sprachassistentin zu erkennen.