Una chiamata di prenotazione è breve. Quello che si è dimenticato di chiedere lo si scopre la sera stessa: un bambino in più, o un’allergia di cui la cucina non ha saputo niente. L’elenco che segue sta su un foglio accanto al telefono, e chiunque del personale può seguirlo.
Cosa chiedere a ogni chiamata
- Il nome, fatto sillabare se serve.
- Un numero di cellulare. È con quel numero che lei raggiunge il cliente se il servizio cambia, ed è lì che il cliente riceve una conferma scritta.
- Il giorno e l’ora. Li ripeta per intero: «venerdì 17, alle 19:30».
- Il numero di coperti, bambini compresi, e se serve un seggiolone.
Prima di riattaccare, rilegga la prenotazione ad alta voce. Un giorno sbagliato si corregge subito al telefono; la sera stessa, costa un tavolo.
Cosa evita una sorpresa durante il servizio
- Le allergie e le diete: le annoti sulla prenotazione e le passi alla cucina. Non garantisca mai al telefono l’assenza di un allergene senza averla verificata con la cucina.
- L’occasione. Se il cliente festeggia un compleanno o porta una torta, la sala deve saperlo prima del suo arrivo.
- Il posto che desidera: la terrazza, un angolo tranquillo, l’accesso in sedia a rotelle, lo spazio per un passeggino.
- L’ora in cui il tavolo deve liberarsi, se serve due volte nella serata. La dica al momento della prenotazione, non al dessert.
Grande tavolata: decidere prima che squilli il telefono
Un tavolo per quattordici non si gestisce come un tavolo per due, e chi risponde non deve improvvisare. Fissi tre soglie e le appenda accanto al telefono:
- fino a quante persone si conferma subito: il suo tavolo più grande, o i tavoli che può accostare;
- oltre, chi approva la richiesta, ed entro quando il cliente ha la risposta;
- da quando si parla di locale in esclusiva o di menu per gruppi.
Per un gruppo, annoti inoltre:
- una persona di riferimento e il suo cellulare, che parla per tutto il gruppo;
- alla carta o menu per gruppi, e la data entro cui deve ricevere la scelta dei piatti;
- la data per il numero definitivo di coperti;
- un conto unico o conti separati.
Un menu breve o fisso semplifica il lavoro in cucina quando quattordici piatti escono insieme. L’acconto è una pratica comune per i gruppi; l’importo e la condizione di annullamento li decide lei. Li comunichi al telefono, poi li scriva nella conferma.
Confermare per iscritto
Basta un messaggio breve: nome, giorno, ora, numero di coperti e, per un gruppo, l’acconto e la condizione di annullamento. Il cliente conserva una traccia di quanto concordato, e anche lei.
Cosa fa Aralys quando risponde
Aralys annota il nome, il numero, il numero di coperti e l’ora. Registra la prenotazione nella sua dashboard, senza superare i coperti che lei ha fissato, e a ogni prenotazione le arriva un’e‑mail. Per un gruppo, rispetta le soglie del ristorante:
- Fino alla sua tavolata più grande, se è libero un tavolo o una combinazione di tavoli, conferma da sola.
- Oltre, fino al suo limite per i gruppi (20 persone di base, modificabile), prende una richiesta di gruppo e annuncia al cliente una risposta scritta. Lei accetta o rifiuta con un clic nella dashboard; il cliente riceve la risposta via WhatsApp o SMS. Nessuno deve richiamare.
- Oltre questo limite, per un locale in esclusiva o un menu per gruppi, è il ristorante a richiamare il cliente.
Aralys non incassa nulla: l’acconto di un gruppo resta tra lei e il suo cliente. Perché le chiamate arrivino ad Aralys durante il servizio, basta una deviazione di chiamata sulla sua linea.
Aralys prende la prenotazione durante il suo servizio.
Conosca AralysDomande
Bisogna chiedere un numero di cellulare?
Sì. È con quel numero che lei raggiunge il cliente se qualcosa cambia, ed è lì che il cliente riceve una conferma scritta.
Da quante persone si parla di gruppo?
Non c’è una regola comune. La soglia è il suo tavolo più grande, o i tavoli che può accostare. Oltre, la prenotazione richiede una decisione.
Bisogna chiedere un acconto per una tavolata?
Per i gruppi è una pratica del mestiere, e l’importo lo fissa lei. Lo annunci al telefono con la condizione di annullamento, poi lo confermi per iscritto. Aralys non incassa nulla: l’acconto resta a lei.
Cosa succede se non rispondo a una richiesta di gruppo presa da Aralys?
Dopo 30 minuti le arriva un promemoria. Se non risponde, la richiesta si chiude prima dell’ora prenotata: il cliente riceve un messaggio che lo informa che il ristorante non ha potuto confermare il tavolo.
Novarim, azienda di Evilard, vicino a Bienne. Riservato ai ristoranti. La banca dati è ospitata in Europa; la voce e la trascrizione di ogni chiamata sono trattate negli Stati Uniti.