Non perdere più prenotazioni al telefono durante il servizio

Quanto le costa un telefono che squilla a vuoto

Non abbiamo trovato nessun dato affidabile per i ristoranti svizzeri. Il suo si calcola con quattro numeri, moltiplicati tra loro:

1. le chiamate senza risposta durante il servizio
2. ×la quota di queste chiamate che voleva prenotare
3. ×i coperti per prenotazione
4. ×la spesa media per coperto

Il primo si legge nella cronologia chiamate del suo telefono o del suo router: guardi le chiamate perse di un venerdì e di un sabato sera. Il secondo lo conosce meglio di noi: per una settimana, annoti quante delle chiamate a cui risponde sono prenotazioni. Gli ultimi due escono dalla sua cassa.

Il risultato è un tetto massimo: una parte delle persone richiamerà. Chi non richiama, invece, non lascia traccia da nessuna parte, né in cassa né nel registro delle prenotazioni.

Le soluzioni, e cosa lascia sfuggire ciascuna

La segreteria telefonica non costa nulla. Ma chi vuole un tavolo stasera vuole una risposta subito, e può riattaccare senza lasciare un messaggio. Se lo lascia, lei lo richiama dopo il servizio, quando la serata è ormai andata.

Deviare la linea sul cellulare sposta lo squillo dal banco alla sua tasca. È utile la mattina, mentre fa la spesa. Alle 20:00 ha le mani occupate come prima.

Le piattaforme di prenotazione online lasciano prenotare il cliente da solo, a qualsiasi ora. Ogni tavolo prenotato online è una chiamata in meno. Chi preferisce telefonare, però, continua a telefonare.

Una persona al telefono durante il servizio resta la risposta più flessibile: capisce anche ciò che esce dall’ordinario. Se la prende dal suo personale, sono due braccia in meno in sala proprio nelle ore in cui servono di più. Un servizio telefonico esterno risponde al suo posto; i suoi orari, e cosa fa della chiamata (un messaggio o una prenotazione), dipendono dall’offerta. Abbiamo confrontato i prezzi nel nostro articolo su servizio telefonico e centralino IA.

Un centralino IA è un software che risponde al telefono. Ne esistono diversi, alcuni integrati in un software di prenotazione. Il nostro si chiama Aralys: risponde alle chiamate deviate, giorno e notte, e anche quando lei è già al telefono, se la deviazione copre la linea occupata. Propone un orario libero e registra la prenotazione nella sua dashboard. Alle domande risponde con ciò che lei ha inserito: i suoi orari e, dal piano Pro, il menu con i prezzi. Non fa preventivi e non fa chiamate in uscita. Una richiesta che esce dalla prenotazione passa alla persona che lei ha designato; altrimenti Aralys la annota, e il suo personale richiama.

L’impostazione da fare questa settimana: la deviazione condizionata

Qualunque soluzione scelga, passa dalla deviazione condizionata: il telefono squilla prima al ristorante, e la chiamata parte verso il numero scelto solo se nessuno risponde o se la linea è occupata. I codici di Swisscom, Sunrise e Salt, per la rete fissa e il cellulare, sono nella nostra guida alla deviazione delle chiamate.

Cosa pretendere da chi risponde al suo posto

Che sia una persona, un servizio esterno o un software, verifichi sei cose prima di scegliere.

• Conosce i suoi servizi di pranzo e di cena, e i giorni di chiusura.
• Sa quanti coperti le restano, e dice «al completo» quando lo è.
• Annota il nome, il numero, il numero di coperti e l’ora.
• Registra la prenotazione dove lei la legge, invece di lasciarle un messaggio da ricopiare dopo il servizio.
• La avvisa quando arriva una prenotazione.
• Parla le lingue dei suoi clienti. In Svizzera, almeno l’italiano e il tedesco.

Aralys spunta tutte e sei le caselle già oggi. Conosce i suoi servizi e i giorni di chiusura, non prenota oltre i coperti che lei ha fissato, e a ogni prenotazione le arriva un’e‑mail. Parla francese, tedesco, italiano e inglese. La prenotazione online è inclusa dal piano Pro: i tavoli prenotati al telefono e sul suo sito arrivano nello stesso registro.

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